Inhalt digitale Personalakte

Was gehört in die Personalakte?

1. Mai 2024

Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten ist ein zentraler Aspekt des Personalmanagements in jeder Organisation. Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die digitale Personalakte als ein unverzichtbares Werkzeug etabliert, das nicht nur die Effizienz und Transparenz in der Personalverwaltung verbessert, sondern auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen sicherstellt. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir den Inhalt und die Struktur einer digitalen Personalakte und gehen darauf ein, wie sie den Anforderungen des modernen Arbeitsmarktes gerecht wird.

Grundprinzipien und Ziele der Personalakte

Das Bundesarbeitsgericht definierte den Zweck einer Personalakte bereits 1988 als das Bestreben, „ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den persönlichen und dienstlichen Werdegang des Arbeitnehmers“ zu bieten. Dieser Grundsatz gilt gleichermaßen für digitale wie für physische Akten und dient als Leitfaden für die Inhalte, die eine Personalakte umfassen sollte. Die digitale Personalakte soll demnach nicht nur als ein Speicher für Dokumente dienen, sondern als ein dynamisches Werkzeug, das den Lebenszyklus eines Mitarbeiters in der Organisation abbildet.

Inhalte einer digitalen Personalakte

Vor dem Arbeitsverhältnis

Bewerbungsunterlagen: Sie sind das erste Puzzlestück im Bild eines Mitarbeiters und beinhalten Lebenslauf, Anschreiben und, falls vorhanden, Portfolio-Arbeiten. Sie geben Aufschluss über den beruflichen Werdegang, Kompetenzen und die Motivation des Bewerbers.

Bewerbungsprozessdokumentation: Notizen und Bewertungen aus Interviews, Assessment-Centern oder anderen Auswahlverfahren helfen, den Entscheidungsprozess nachzuvollziehen und bieten wertvolle Einsichten für zukünftige Rekrutierungsprozesse.

Referenzen und Zeugnisse: Sie ergänzen das Bild des Bewerbers durch externe Einschätzungen und bestätigen die im Lebenslauf angegebenen Informationen.

Während des Arbeitsverhältnisses

Arbeitsvertrag und Anpassungen: Der Vertrag ist die rechtliche Grundlage des Arbeitsverhältnisses. Änderungen, wie Gehaltserhöhungen oder Vertragsverlängerungen, sind wichtige Meilensteine in der Mitarbeiterbeziehung.

Leistungsbeurteilungen: Regelmäßige Bewertungen geben nicht nur Auskunft über die Entwicklung und Leistung des Mitarbeiters, sondern dienen auch als Grundlage für Fördermaßnahmen und mögliche Gehaltsanpassungen.

Weiterbildung und Qualifikationen: Dokumentation über besuchte Kurse, Seminare oder erlangte Zertifikate zeigen die Bereitschaft zur persönlichen und beruflichen Entwicklung.

Abmahnungen und disziplinarische Maßnahmen: Sie sind ein sensibler Teil der Personalakte, der mit Vorsicht und unter strikter Einhaltung rechtlicher Vorgaben gehandhabt werden muss.

Krankheits- und Urlaubstage: Eine lückenlose Dokumentation ist nicht nur für die Personalplanung wichtig, sondern auch für gesetzliche Ansprüche des Mitarbeiters.

Besondere Kategorien sensibler Daten

Gesundheitsdaten: Sie unterliegen strengen Datenschutzvorschriften und dürfen nur mit besonderer Sorgfalt und unter Einhaltung spezifischer Bedingungen verarbeitet werden.

Mitgliedschaften: Informationen über Gewerkschaftszugehörigkeit oder die Teilnahme in betrieblichen Gremien wie dem Betriebsrat müssen diskret behandelt werden.

Ergänzende Inhalte einer digitalen Personalakte

In der dynamischen Welt des modernen Arbeitsplatzes genügt es nicht, digitale Personalakten nur als Ablage für grundlegende Mitarbeiterdokumente zu sehen. Sie haben sich zu einem vielseitigen und umfangreichen Instrument entwickelt, das administrative und rechtliche Anforderungen erfüllt und zugleich die Entwicklung, das Wohlbefinden und die Integration der Mitarbeiter vorantreibt. Im nächsten Abschnitt beleuchten wir ergänzende Inhalte einer digitalen Personalakte, die über die klassischen Elemente hinausreichen. Diese Erweiterungen reflektieren die Komplexität heutiger Arbeitsbeziehungen und betonen die Rolle der Personalabteilung als strategischen Partner im Unternehmensgeschehen. Von Entwicklungs- und Nachfolgeplanungen über internationale Einsätze bis hin zu Feedbacksystemen und betrieblichen Sozialleistungen – diese zusätzlichen Informationen und Dokumente helfen, ein umfassenderes Bild jedes Mitarbeiters zu zeichnen und eine proaktive, mitarbeiterorientierte Personalstrategie zu unterstützen.

Entwicklungs- und Nachfolgeplanung:

Dokumentation von Karrierepfaden und potenziellen Nachfolgekandidaten für Schlüsselpositionen im Unternehmen.
Aufzeichnungen über Karriereentwicklungsgespräche und geplante Karriereschritte.

Internationale Einsatzplanung:

Unterlagen zu Auslandsentsendungen, inklusive Verträgen, Visuminformationen und steuerlichen Unterlagen.
Kulturelle Trainings und Sprachkurse, die der Vorbereitung auf den internationalen Einsatz dienen.

Feedback von Mitarbeitern:

Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen oder 360-Grad-Feedback, die Hinweise auf das Betriebsklima und Verbesserungspotenziale geben.
Dokumentation von Einzelgesprächen, in denen Mitarbeiter Feedback zu ihrer Arbeitssituation oder zu Vorgesetzten geben.

Betriebliche Sozialleistungen:

Informationen zu vom Unternehmen angebotenen Sozialleistungen, an denen der Mitarbeiter teilnimmt, wie betriebliche Altersvorsorge, Unfallversicherung oder Gesundheitsprogramme.
Dokumentation zu individuellen Vereinbarungen oder Zusatzleistungen.

Elektronische Kommunikation:

Relevanter E-Mail-Verkehr und digitale Korrespondenz, die wichtige Vereinbarungen oder Absprachen mit dem Mitarbeiter beinhalten.
Dokumentation von internen Social-Media-Aktivitäten, falls diese für die berufliche Entwicklung oder das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Notfallkontakte und persönliche Informationen:

Aktualisierte Notfallkontaktinformationen, um im Ernstfall schnell reagieren zu können.
Weitere persönliche Informationen, die mit Zustimmung des Mitarbeiters für administrative Zwecke gesammelt wurden.

Diversität und Inklusion:

Dokumentation zu Maßnahmen und Programmen, an denen der Mitarbeiter im Rahmen der Förderung von Diversität und Inklusion teilnimmt.
Unterlagen, die besondere Bedürfnisse oder Anpassungen am Arbeitsplatz betreffen, um eine inklusive Arbeitsumgebung zu fördern.

Die digitale Personalakte ist somit mehr als nur ein Speicherort für Dokumente; sie ist ein lebendiges, dynamisches Werkzeug, das den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters in der Organisation begleitet und unterstützt. Durch die sorgfältige Verwaltung und Nutzung dieser Akten können Unternehmen nicht nur rechtlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern.