Digitalisierung und Scannen von Papierakten

Der Wechsel auf ein zeitgemäßes elektronisches DMS wirft einige Fragen auf. Wie gelangen meine analogen Dokumente in das neue digitale System? Muss ich die Überführung der Daten selbst übernehmen? Welche Tools und Services stehen mir für die Digitalisierung zur Verfügung? Mit was für einem Aufwand können Sie rechnen, wenn Sie den Schritt in eine elektronische Personalakten-Führung wagen?

Wie werden meine Papierdokumente digitalisiert?

Die weitaus herkömmlichste Weise Dokumente zu digitalisieren, ist das Einscannen von Dokumenten und Bildern. Hier greifen Unternehmen entweder zu In-House- oder externen Lösungen zum Digitalisieren ihrer Dokumente.

Ein wichtiges Gerät dafür ist der klassische Scanner. Je nach Modell können mit hoher Geschwindigkeit neben Dokumenten auch Bilder und Grafiken in Hochauflösung oder sogar Bücher eingescannt werden. Zum Teil werden diese auch automatisch beidseitig digitalisiert. Es gibt Einzelgeräte in Form von Flachbettscannern, Desktop-Scannern oder mobilen Scannern.  

Moderne Multifunktionsgeräte leisten beim Scannen mitunter gute Arbeit und stellen die digitalen Dokumente als PDF zur manuellen Übernahme in das digitale Aktenverwaltungssystem bereit. Sehr oft wird dabei aber der Aufwand für das Vorbereiten der Akten, wie Entheften und Entklammern sowie die notwendige Dokumentenbildung (einer Dokumentdatei wird dabei ein Dokumenttyp zugeordnet, z. B. Bewerbung), unterschätzt.

Unter anderem können Sie heutzutage aber auch auf moderne Scandienstleister vertrauen. Ein praxiserfahrener Digitalisierungsdienstleister kann bei der Digitalisierung der Personalakten einen echten Mehrwert durch seine qualitätsgesicherten und schnellen Verarbeitungsprozesse bieten: Aktenvorbereitung, Scannen, Klassifizieren und Erfassen sowie Datenverarbeitung und -Übergabe und, falls gewünscht, die datenschutzgerechte Aktenvernichtung. Alles aus einer Hand.

Vor der Digitalisierung sollten klare Rahmenbedingungen geschaffen werden.

Aus der Erfahrung als langjährig am Markt tätiger Digitalisierungsdienstleister haben wir die ALPHA COM Deutschland nach fünf entscheidende Erfolgsfaktoren bei Digitalisierungsprojekten für Personalakten gefragt:

Jedes Digitalisierungsprojekt ist individuell und hat spezifische Anforderungen, z. B. Konsolidierung von Akten verschiedener Standorte oder die Zu-Sortierung von Dokumenten aus einer parallelen Aktenverwaltung (Auszubildende oder Expats). Auch für Alt-Akten, die im Rahmen der Aufbewahrungsfristen im Zugriff gehalten werden müssen, lohnt sich eine Digitalisierung, wenn Klassifizierungs- und Erfassungsaufwände auf ein Minimum beschränkt werden.

Vorteile der Eigenübernahme der Daten-Digitalisierung.

Wenn Sie sich entscheiden das, Scannen der Dokumente In-House zu erledigen bringt dies einige Vorteile mit sich. Neben der Flexibilität, die Sie sich selbst schaffen, sind auch Kontrolle und Sicherheit sowie ihre eigene Integration in bestehende Systeme als deutliche Gewinne zu verzeichnen.

Vorteile eines professionellen Scan-Dienstleisters.

Der Einsatz von Scan-Dienstleistungsunternehmen ist heutzutage weit verbreitet. Dabei bedeutet die Nutzung eines externen Dienstleisters nicht nur eine Entlastung für Ihr Unternehmen, sondern auch eine professionelle und fachgerechte Handhabung Ihrer Dateien. Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorteile, die erwähnenswert sind:

Welche Kriterien sind entscheidend bei der Auswahl des passenden Digitalisierungs-Dienstleisters?

Durch die Digitalisierung von Dokumenten, Akten und Ordnern können Scanservice-Unternehmen Sie von überfüllten Papierablagen befreien, Platz schaffen und Ihnen dabei helfen, wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Informationen zu sparen.

Bei der Auswahl des passenden Dienstleisters spielen jedoch nicht nur der Preis, sondern auch andere entscheidende Faktoren eine wichtige Rolle.

1. Sicherheit und Datenschutz haben höchste   Priorität

Die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten hat oberste Priorität bei der Auswahl eines Scandienstleisters. Ein zuverlässiger Anbieter sollte umfassende Sicherheitsmaßnahmen getroffen haben, um die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten. Fragen Sie daher nach den Sicherheitsvorkehrungen und den technischen sowie organisatorischen Maßnahmen, die zum Schutz Ihrer Informationen ergriffen werden.

2. Anforderungsgerechte Scanqualität

Ein entscheidendes Kriterium bei der Evaluierung eines Scanservice-Unternehmens ist die Qualität der bereitgestellten Daten nach dem Scannen. Abhängig vom Dokumententyp, Verwendungszweck und Format der zu digitalisierenden Originale sollte der Dienstleister über verschiedene Scantechniken und Scanner im Aufsichts- oder Durchlaufverfahren verfügen, um optimale Scanergebnisse zu erzielen. Letztendlich ist es wichtig, sicherzustellen, dass jedes Dokument gescannt wird und keine Informationen verloren gehen.

Leitfragen: 

3. Full-Service

In der DACH-Region gibt es zahlreiche Unternehmen, die professionelle Scanservices anbieten. Bei der Wahl eines passenden Scandienstleisters ist es wichtig, auf Flexibilität in Bezug auf Kundenbedürfnisse und einen ganzheitlichen Service zu achten. Dieser Service sollte alle Schritte von der Abholung der Originaldokumente bis zur Aufbereitung und Bereitstellung der digitalen Dateien umfassen.

4. DSGVO

Wenn Unternehmen Scanservices an einen externen Dienstleister outsourcen, müssen sie eine Vielzahl von Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten. Da auf den meisten Papierunterlagen, die digitalisiert werden sollen, personenbezogene Daten enthalten sind, sind Scandienstleister "Auftragsverarbeiter" im Sinne der DSGVO. Deshalb ist es entscheidend, dass in Bezug auf den Datenschutz entsprechende Regelungen über den Schutz der Daten, Haftungsfragen sowie Auskunfts- und Dokumentationspflichten schriftlich vereinbart werden.

Professionelle Scandienstleister werden Sie auf diese Verpflichtungen hinweisen und sicherstellen, dass alle Vorgaben und Bestimmungen der DSGVO und des BDSG eingehalten werden. Der Schutz personenbezogener Daten ist von höchster Bedeutung, und daher ist es unerlässlich, dass alle Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen und vertrauenswürdigen Scandienstleister können Unternehmen sicher sein, dass ihre Daten in sicheren Händen sind und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

6. Zertifizierte Qualität und Datensicherheit

Um eine konstant hohe Qualität und ein hohes Sicherheitsniveau bei der Datenverarbeitung und im Umgang mit Informationen zu gewährleisten, ist es entscheidend, dass Scandienstleister ihre Prozesse gemäß branchen- und bereichsspezifischen Normen lenken und kontinuierlich optimieren. Die relevanten Normen für Unternehmen, die Scanservices anbieten, umfassen die ISO 9001:2015 im Bereich Qualitätsmanagement, die ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit sowie die TR-RESISCAN für ersetzendes Scannen. Diese Normen dienen als Leitfaden für Scandienstleister, um ihre Prozesse effizient zu strukturieren, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Scan- und Digitalisierungsunternehmen, die ihre Organisation gemäß diesen Normen ausrichten und von unabhängigen Institutionen wie dem TÜV oder DEKRA zertifiziert werden, bieten ein hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau, das den Anforderungen moderner Datenverarbeitung gerecht wird.

7. Transparente Preise

Ein umfassender Full-Service, gut geschultes Personal und ein hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau bedeuten entsprechende Investitionen. Bei der Einholung von Angeboten ist es wichtig, dass diese vergleichbar sind und die erbrachten Leistungen klar strukturiert und übersichtlich dargestellt werden.

Die Abrechnung von Scandienstleistungen erfolgt in der Regel pro Blatt. Zusätzliche Dienstleistungen wie Transport oder die Erfassung von Metadaten werden separat aufgeführt.