Entlastung der SAP-Datenbank von Dokumenten – generische Objektdienste

In Unternehmen, die SAP als ihre Hauptplattform für Geschäftsprozesse nutzen, ermöglicht der Dienst "Anlagenliste" in den generischen Objektdiensten (GOS) eine einfache Erstellung von Anlagen zu Business-Objekten. Diese praktische Funktionalität erleichtert den Endanwendern die Arbeit erheblich. Allerdings kann die regelmäßige Nutzung dieser Funktion zu einer unerwünschten Herausforderung für die SAP-Administration führen. Der Grund liegt in der Speicherung der Anlagen in den Datenbanktabellen von SAP, die bei hoher Nutzeranzahl und intensiver Nutzung schnell zu einer unkontrollierten Datenbankgröße führen kann.

Hintergrund

Um das Problem zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, wie SAP mit verschiedenen Arten von Anlagen umgeht. Notizen, Anlagen und externe Dokumente werden wie SAPoffice Dokumente behandelt und in den Tabellen SOOD und SOFM verwaltet. Der Inhalt von Anlagen wird seit SAP Release 4.6B über den Knowledge Provider (KPro) verwaltet. Wenn kein Archiv über den KPro angegeben wurde, landen die Inhalte der Anlagen in der Tabelle SOFFCONT1, während die Verwaltungsinformationen in der Tabelle SOC3 gespeichert werden. Im Gegensatz dazu wird der Inhalt von Notizen und URLs nicht über den KPro verwaltet, was ihre Speicherung in anderen Tabellen erklärt.

Lösungsansätze

Um das Problem der stark anwachsenden Datenbanktabellen anzugehen, gibt es verschiedene Lösungsansätze. Eine Möglichkeit ist die Reorganisation der SAPoffice Dokumente, über die in einem separaten Blogbeitrag eingegangen wird. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein externes Archiv anzubinden, um die Anlageninhalte aus der SAP-Tabelle SOFFCONT1 auszulagern. Dies kann über die Transaktion SKPR08 erreicht werden, indem der Dokumentklasse SOFFPHIO eine neue Ablagekategorie zugeordnet wird. Sobald dies erfolgt ist, legt SAP automatisch neue GOS-Anlagen im entsprechenden Archiv ab. Für bereits abgelegte Anlageninhalte stellt SAP einen Umsetzungsreport zur Verfügung, der diese in das Archiv verschiebt. Diese Maßnahmen werden durch SAP-Hinweise 530792, 904711 und 389366 unterstützt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Option "Anlage anlegen" im Dienst Anlagenliste des GOS zu deaktivieren. Dies kann entweder systemweit per SAP-Standard oder gezielt für bestimmte Business-Objekte erfolgen, wobei forcont eine Lösung anbietet, die eine flexible Steuerung ermöglicht.

Weiterführende Maßnahmen

Um eine detaillierte Analyse durchzuführen, welche Fachabteilungen den Dienst Anlagenliste überhaupt nutzen, bietet forcont einen Analysereport an. Dieser Report liefert Informationen darüber, welche Anlagen zu welchen Business-Objekten abgelegt wurden und welche Größe sie in den entsprechenden Tabellen oder Archiven haben.

Basierend auf den Analyseergebnissen können gezielte Gespräche mit den Fachabteilungen geführt werden, um die Gründe für die Anlagenanforderungen zu verstehen. Möglicherweise sind spezifische Anforderungen wie revisionssichere Ablage oder Zugriffsschutz erforderlich, die der Dienst Anlagenliste allein nicht erfüllen kann. In solchen Fällen bietet die Option "Business-Document ablegen" mit ArchiveLink entsprechende Lösungen mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept auf Dokumentartebene und revisionssicherer Ablage im Archiv.

Fazit

Die effektive Verwaltung von Anlagen in SAP erfordert strategische Maßnahmen, um unkontrolliertes Wachstum der Datenbanktabellen zu vermeiden und gleichzeitig die Anforderungen verschiedener Fachabteilungen zu erfüllen. Durch eine Kombination aus technischen Lösungen und gezieltem Management können Unternehmen ihre SAP-Systeme optimieren und die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern.

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 30.05 2016 auf forcont.de veröffentlicht.