Jeder, der eine Dienstreise hinter sich hat, weiß, wie viel Papier sich in Form von Belegen ansammelt. Hotelrechnungen, Flugtickets, Parkquittungen oder Taxirechnungen sollen hier nur exemplarisch genannt werden. Nach der Rückkehr müssen all diese Belege samt des Reiseberichts für die Rückerstattung an die Buchhaltung übermittelt werden. Dass dabei kein Beleg verloren geht, die Abrechnung zügig beendet und alle Daten, Dokumente und Belege nachvollziehbar archiviert werden, zeigt eines unserer SAP-Projekte.
Herausforderungen vor Projektbeginn
- Manuelle Erfassung von Papierbelegen bei Dienstreisen
- Zeit- und ressourcenintensive Freigabe- und Prüfungsprozesse
- Schwierigkeiten bei der Ablage und Nachverfolgung von Belegen in einem Papierarchiv
Vor Beginn des SAP-Projekts zur Optimierung der Reisekostenabrechnung standen Unternehmen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Die manuelle Erfassung von Papierbelegen bei Dienstreisen führte zu einem hohen Zeitaufwand und war anfällig für Fehler. Zudem gestalteten sich die Freigabe- und Prüfungsprozesse durch verschiedene Abteilungen im Unternehmen als komplex und langwierig. Die Ablage und Nachverfolgung der Belege in einem herkömmlichen Papierarchiv stellte eine weitere Hürde dar.
Projektziel
- Digitalisierung der Reisekostenabrechnung
- Vereinfachung der Prozesse und Reduzierung des Papierverbrauchs
- Integration von Niederlassungen in Europa ohne physischen Belegversand
Das Hauptziel des SAP-Projekts bestand darin, die Reisekostenabrechnung zu digitalisieren und zu vereinfachen. Hierbei sollte der manuelle Aufwand reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Zusätzlich sollte die Lösung die Einbindung von Niederlassungen in Europa erleichtern, ohne dass physische Belege den Unternehmensstandort verlassen müssen.
Lösung: Einführung eines Abrechnungsformulars mit Barcode
- Neues Erfassungsformular in SAP-HR mit Barcode
- Automatisierte Verknüpfung von Belegen mit Abrechnungen
- Digitalisierung und Archivierung der Dokumente
Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein neues Abrechnungsformular in SAP-HR eingeführt, das einen Barcode aus Reisenummer und Personalnummer enthielt. Dieses Formular wurde von der Buchhaltung ausgefüllt und zusammen mit den Belegen zur Prüfung weitergeleitet. Nach der Freigabe wurden Formular und Belege an einer zentralen Scanstelle gescannt, wobei der Barcode als Identifikator diente, um die Belege automatisch mit der entsprechenden Abrechnung in SAP-HR zu verknüpfen und digital zu archivieren.
Nutzen
- Vereinfachte Papierablage und effizientes Wiederauffinden von Belegen
- Simultaner Zugriff auf Dokumente aus verschiedenen Bereichen
- Einbeziehung ausländischer Bearbeiter ohne physischen Belegversand
Die Implementierung dieser Lösung führte zu einer deutlichen Verbesserung der Prozesse. Die digitale Archivierung vereinfachte die Papierablage und ermöglichte einen effizienten Zugriff auf die Belege. Zudem konnten ausländische Bearbeiter ohne physischen Belegversand in den Abrechnungsprozess integriert werden.
Ausblick
- Weiterführende Vereinfachung und Reduzierung des Papierverbrauchs
- Eingabe der Reisedaten in ein Self-Service-Portal
- Elektronische Prüfung der Abrechnungsbelege
Obwohl das SAP-Projekt bereits wesentliche Verbesserungen brachte, strebt das Unternehmen weiterhin nach Innovation und sucht nach Möglichkeiten, den Prozess weiter zu optimieren und den Papierverbrauch weiter zu reduzieren. Geplant sind unter anderem die Einführung eines Self-Service-Portals zur Eingabe von Reisedaten und die elektronische Prüfung der Abrechnungsbelege.
Dieser Artikel wurde ursprünglich am 18.11 2013 auf forcont.de veröffentlicht.
