Dokumentenberge und veraltete Prozesse? Digitalisierungslösungen für Energieversorger

Energieversorger sehen sich zunehmend mit der Herausforderung konfrontiert, den steigenden Anforderungen an Effizienz, Datensicherheit und Kundenservice gerecht zu werden. Die Digitalisierung bietet hierfür eine Reihe vielversprechender Ansätze. Doch ohne eine klare und gezielte Umsetzung können sich viele dieser Lösungen als schwerfällig und kostspielig erweisen. Im Folgenden werden einige der dringendsten Herausforderungen und dazu passende Lösungsansätze beleuchtet.

1. Unübersichtliche Anschlussakten – Zeitverluste und hohe Kosten durch ineffiziente Ablagen

Die Organisation von Netzanschluss-, Hausanschluss- und Gebäudeakten stellt Energieversorger oft vor ein zeitintensives und kostenaufwendiges Problem. Da die Informationen oft in verschiedenen Systemen verstreut und schwer zugänglich sind, benötigen Sachbearbeiter häufig viel Zeit, um die relevanten Daten für spezifische Anliegen oder Genehmigungsprozesse zusammenzustellen.

Lösungsansatz: Eine digitale Anschlussakte ermöglicht die zentrale Ablage und den schnellen, gezielten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Informationen. Die Integration von Drittsystemen, wie SAP und geografischen Informationssystemen (GIS), sorgt für eine nahtlose Datensynchronisation und verhindert doppelte Dateneingaben. Mit direkten Absprungpunkten können Mitarbeiter schnell auf benötigte Details zugreifen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen. Dies spart Zeit und senkt das Risiko menschlicher Fehler, die durch redundante Prozesse entstehen.

2. Kundenanfragen werden zur Geduldsprobe – fehlende Übersicht und langsamer Kundenservice

Der Kundenservice leidet häufig unter ineffizienten Informationsstrukturen. Ohne eine umfassende Übersicht müssen Mitarbeiter bei Kundenanfragen oft mühsam Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammentragen. Das führt zu längeren Bearbeitungszeiten und birgt die Gefahr, dass wichtige Details übersehen werden – beides beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit.

Lösungsansatz: Eine elektronische Kundenakte bündelt alle Kundeninformationen an einem zentralen Ort. Durch die Integration in Systeme wie Schleupen, SAP IS-U und kVASy können alle relevanten Kundendaten ohne Zeitverlust eingesehen werden. Die Kundenakte bietet einen vollständigen Überblick und ermöglicht es dem Kundenservice, schnell und kompetent auf Anfragen zu reagieren. Das reduziert die Bearbeitungszeit deutlich und verbessert das Kundenerlebnis nachhaltig.

3. Manuelle Belegerfassung: Fehleranfällig, langsam und teuer

Die manuelle Bearbeitung und Archivierung von Belegen wie Zählerstandsinformationen und Preisanpassungsschreiben ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Zusätzlich besteht das Risiko, dass Dokumente falsch zugeordnet oder gar verloren gehen, was zu erheblichen Verzögerungen in der Abrechnung und Verwaltung führen kann.

Lösungsansatz: Mit der automatisierten Belegerfassung können Dokumenteninformationen wie Zählerstände oder andere Kundendaten automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Die Archivierung erfolgt strukturiert und kann problemlos in bestehende Workflows integriert werden, sodass wichtige Informationen schneller verfügbar sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Datenverarbeitung und minimiert menschliche Fehler.

4. Lückenhafte Anlagendokumentation – Sicherheitsrisiken und schwer zugängliche Daten

Die Dokumentation und Pflege von Anlageninformationen ist eine wesentliche Herausforderung für Energieversorger, insbesondere wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsstandards geht. Die Informationen sind oft schwer zugänglich oder in veralteten Systemen abgelegt, was eine effiziente Wartung und Störungsbehebung erschwert.

Lösungsansatz: Eine digitale Anlagendokumentation bietet einen zentralen Zugriffspunkt für alle anlagenrelevanten Daten und Dokumente. Mithilfe der Volltextsuche oder Schlagwortsuche können Informationen schnell gefunden werden, ohne dass zeitaufwendige Recherchen erforderlich sind. Zudem lassen sich bestehende Informationsquellen integrieren, sodass Daten konsistent und auf dem neuesten Stand bleiben. Die rechtssichere Archivierung gewährleistet, dass alle Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt sind.

5. Unübersichtlicher Posteingang – Verzögerungen und falsche Zuordnungen durch manuelle Prozesse

Der Posteingang ist bei Energieversorgern oft ein Bereich, in dem Prozesse verlangsamt werden. Ohne automatisierte Zuordnung und Weiterleitung von eingehenden Dokumenten landen Briefe und Nachrichten häufig in den falschen Abteilungen, was zu Verzögerungen und ineffizienter Bearbeitung führt.

Lösungsansatz: Eine digitale Posteingangslösung optimiert diesen Prozess, indem eingehende Dokumente automatisch an vordefinierte Benutzergruppen weitergeleitet werden. Dank Workflows und Schnittstellen zur Datenübernahme von Scan-Dienstleistern können wichtige Dokumente wie Verträge oder Rechnungen sofort in relevante Systeme (z. B. Vertragsmanagement oder ERP) überführt werden. So sind alle Dokumente stets dort verfügbar, wo sie benötigt werden, und die Bearbeitungszeiten werden deutlich verkürzt.

6. Dokumentenberge und Sicherheitslücken – Archivierung als täglicher Kraftakt

Die sichere und langfristige Archivierung großer Mengen an Dokumenten ist für Energieversorger ein essenzielles Thema. Ohne ein effizientes System besteht die Gefahr, dass Speicherplatz ineffektiv genutzt wird, doppelte Dateien gespeichert werden und sensible Informationen unzureichend geschützt sind.

Lösungsansatz: Ein modernes Archivierungssystem legt Dokumente sicher und komprimiert ab und sorgt durch Single-Instance-Speicherung dafür, dass identische Dateien nur einmal abgelegt werden. Mit festgelegten Sicherheitsstufen und der Möglichkeit zur Verschlüsselung bleiben sensible Daten geschützt. Darüber hinaus lässt sich die Aufbewahrungsdauer definieren, sodass alle Dokumente entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verfügbar bleiben und danach sicher gelöscht werden können.

Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung in der Energiewirtschaft

Die digitale Transformation bietet für Energieversorger ein enormes Potenzial zur Verbesserung ihrer Effizienz und Prozesssicherheit. Die Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung und Datenintegration können mit durchdachten Lösungen und gezieltem Einsatz moderner Technologien erfolgreich adressiert werden. Eine optimierte, digitalisierte Struktur ermöglicht es, wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu haben, Kundenanfragen schneller zu bearbeiten und den gesetzlichen Anforderungen besser gerecht zu werden.

Mit diesen Lösungen setzen Energieversorger auf Nachhaltigkeit und Effizienz und schaffen gleichzeitig die Voraussetzungen, um den steigenden Erwartungen ihrer Kunden gerecht zu werden. Digitale Dokumentations- und Archivierungssysteme sind daher mehr als nur ein technisches Upgrade – sie sind ein wesentlicher Schritt in Richtung Zukunft.

Für eine ausführliche Zusammenfassung und konkrete Lösungsansätze besuchen Sie uns auf der GO.DIGITAL 2024 oder informieren Sie sich hier: Digitale Lösungen für Energieversorger.