6 Gründe für HR-Software als Lizenzmodell

Im Zuge der digitalen Transformation setzen viele Unternehmen auf Softwarelösungen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Während die Cloud in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen hat, gibt es jedoch auch gewichtige Gründe, die für die Nutzung von HR-Software als On-Premises Variante bzw. als Lizenzmodell sprechen. Hier sind sechs Kernargumente, die die Vorteile von On-Premises-Lösungen im Bereich Human Resources hervorheben:

Die Vorteile für HR-Software als Lizenzmodell auf einen Blick

1. Vorteil: Maximale Kontrolle und Anpassungsfähigkeit

Ein herausragender Vorteil von On-Premises-Lösungen liegt in der umfassenden Kontrolle und Anpassungsfähigkeit, die Unternehmen über ihre HR-Software genießen. Im direkten Vergleich mit Cloud-basierten Angeboten, bei denen ein externer Dienstleister die Kontrolle über die technologische Infrastruktur behält, erlauben On-Premises-Installationen den Unternehmen, jedes Detail der Software nach ihren individuellen Anforderungen zu gestalten. Diese maßgeschneiderte Anpassbarkeit geht weit über bloße Oberflächeneinstellungen hinaus und erstreckt sich auf tiefgreifende Integrationen in vorhandene IT-Landschaften und die Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse. Darüber hinaus bieten On-Premises-Modelle den entscheidenden Vorteil, dass Unternehmen individuelle Modifikationen und Erweiterungen in Eigenregie durchführen können. Dies geschieht ohne die üblichen Verzögerungen oder Einschränkungen, die entstehen können, wenn man auf die Implementierung neuer Funktionen oder die Freigabe durch den Cloud-Anbieter angewiesen ist. Dadurch, dass die volle Kontrolle über die Software intern beim Unternehmen liegt, können IT-Abteilungen direkt auf geschäftliche Anforderungen reagieren und die HR-Systeme nahtlos in die betriebliche Praxis integrieren.

2. Vorteil: Datensicherheit und Compliance

Datenschutz und Datensicherheit spielen im Human Resources Management eine entscheidende Rolle, da hierbei eine Vielzahl sensibler Mitarbeiterinformationen verarbeitet wird. On-Premises-Systeme bieten in diesem Kontext einen wesentlichen Vorteil, indem sie garantieren, dass alle sensiblen und persönlichen Daten der Mitarbeiter auf internen Servern des Unternehmens gespeichert werden, weit weg von den potenziellen Sicherheitsrisiken extern gehosteter Cloud-Services. Diese lokale Datenhaltung reduziert nicht nur signifikant das Risiko ungewollter Datenlecks oder eines möglichen Missbrauchs durch Dritte, sondern verstärkt auch die Sicherheitsperimeter des Unternehmens um die wertvollsten Daten.

Darüber hinaus vereinfacht der On-Premises-Ansatz für Unternehmen erheblich die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und Compliance-Anforderungen, die in vielen Rechtsräumen zunehmend strenger werden. Beispielsweise fordert die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von Unternehmen, strenge Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu ergreifen und deren Verarbeitung transparent zu gestalten. Durch die Verwendung von On-Premises-Systemen behalten Unternehmen nicht nur die volle Kontrolle über die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten, sondern sie sind auch besser positioniert, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Dies beinhaltet die Möglichkeit, auf Anfragen zur Datenlöschung oder -auskunft unmittelbar und ohne die Einschränkungen oder Verzögerungen zu reagieren, die bei der Nutzung von externen Cloud-Diensten auftreten können. Somit ermöglicht die On-Premises-Lösung eine präzisere Steuerung und Überwachung der Datensicherheitsprotokolle und -prozesse, was für Unternehmen, die den Schutz der Privatsphäre und die Sicherheit ihrer Mitarbeiterdaten ernst nehmen, unerlässlich ist.

3. Vorteil: Unabhängigkeit von Internetverbindungen

Die stetige Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von HR-Systemen ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um eine effiziente Personalverwaltung und -entwicklung zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang stellen On-Premises-Lösungen eine besonders robuste Option dar, da sie, im Gegensatz zu Cloud-basierten Systemen, nicht zwangsläufig eine permanente und stabile Internetverbindung voraussetzen. Dieser Aspekt gewinnt insbesondere in geografischen Regionen mit unzureichender oder instabiler Internetinfrastruktur an Gewicht, wo der Zugriff auf Cloud-Dienste durch Netzwerkausfälle oder geringe Bandbreiten eingeschränkt sein kann.

On-Premises-Installationen ermöglichen den Betrieb der HR-Software vollständig intern, was die Abhängigkeit von externen Netzwerkbedingungen eliminiert. Dies erlaubt es Unternehmen, kritische HR-Prozesse wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Mitarbeiterverwaltung und -entwicklung unbeeinträchtigt von der Qualität der Internetverbindung durchzuführen. Ein solches Maß an Autonomie und Betriebssicherheit ist vor allem für jene Geschäftsprozesse entscheidend, die eine hohe Zuverlässigkeit erfordern und bei denen Ausfallzeiten erhebliche operative Störungen oder gar finanzielle Verluste nach sich ziehen könnten.

Darüber hinaus bieten On-Premises-Systeme eine höhere Flexibilität im Hinblick auf Anpassungen und Updates, da Unternehmen selbst bestimmen können, wann und wie diese durchgeführt werden, ohne dabei von den Planungen eines externen Cloud-Anbieters abhängig zu sein. So können Wartungsarbeiten und Systemaktualisierungen in Zeiten geplant werden, in denen sie den Betriebsablauf am wenigsten stören, was die Betriebseffizienz weiter steigert.

4. Vorteil: Geringere Abhängigkeit von Dienstleistern

Ein bedeutender Vorteil, der für On-Premises-Lösungen im Bereich der HR-Software spricht, ist die deutlich reduzierte Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Unternehmen, die sich für die interne Hosting-Lösung entscheiden, erlangen eine höhere Souveränität über ihre kritischen Systeme. Sie sind nicht von den potenziellen Unsicherheiten betroffen, die mit der Auslagerung ihrer Dateninfrastruktur verbunden sein können, wie etwa unvorhergesehene Ausfallzeiten, Serviceunterbrechungen oder gar die Insolvenz des Cloud-Anbieters. Diese Unabhängigkeit schafft eine solide Basis für eine zuverlässige HR-Verwaltung, die unbeeinflusst von den operativen Risiken externer Anbieter funktioniert.

Darüber hinaus ermöglicht die On-Premises-Ausrichtung eine vollumfängliche Kontrolle über die Wartungszyklen und die Einführung neuer Systemfunktionen. Während bei Cloud-Diensten die Anbieter die Update-Zyklen bestimmen und Unternehmen oft gezwungen sind, ihre internen Zeitpläne und Prozesse anzupassen, erlauben On-Premises-Lösungen eine Planung und Durchführung von Systemaktualisierungen und -erweiterungen nach eigenen Prioritäten und Zeitplänen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll in Szenarien, in denen maßgeschneiderte Anpassungen oder spezifische Compliance-Anforderungen eine sorgfältige Planung und Implementierung erfordern.

Zudem fördert die Wahl einer On-Premises-Lösung eine tiefere interne Expertise und ein besseres Verständnis der eigenen Systeme, da die IT-Abteilung direkt in die Einrichtung, Wartung und Weiterentwicklung der HR-Software involviert ist. Dies stärkt nicht nur die IT-Kompetenz innerhalb des Unternehmens, sondern gewährleistet auch, dass kritische Entscheidungen über Softwareanpassungen und -upgrades auf einer fundierten Kenntnis der eigenen Bedürfnisse und Kapazitäten basieren. In der Summe bieten On-Premises-Lösungen eine Kombination aus Zuverlässigkeit, Kontrolle und Anpassungsfähigkeit, die sie für viele Organisationen zur bevorzugten Wahl macht, insbesondere wenn es um so sensible Bereiche wie das Human Resources Management geht.

5. Vorteil: Kostenkontrolle bei langfristiger Nutzung

Obwohl der Einstieg in On-Premises-Softwarelösungen mit höheren initialen Investitionskosten verbunden sein kann, insbesondere wenn es um den Kauf der Lizenz und den Aufbau der notwendigen Infrastruktur geht, offenbart eine langfristige finanzielle Perspektive oft ein Bild größerer Kosteneffizienz und besserer Kostenkontrolle. Nach dieser Erstinvestition konzentrieren sich die Folgekosten hauptsächlich auf Wartungsarbeiten und das Einspielen gelegentlicher Updates oder Erweiterungen. Diese Ausgaben sind in der Regel vorhersehbar und können effektiv geplant werden, was Finanzabteilungen ermöglicht, Budgets mit größerer Genauigkeit und ohne die Sorge um unerwartete Kostensteigerungen zu verwalten.

Im direkten Vergleich dazu tendieren Cloud-basierte Modelle dazu, laufende Kosten zu generieren, die auf einem Abonnement- oder Nutzungsmodell basieren. Diese regelmäßigen Zahlungen können zwar in der Anfangsphase attraktiv erscheinen, da sie geringere Anfangsinvestitionen erfordern, jedoch summieren sich diese Kosten über die Zeit und können, vor allem bei einer Skalierung des Geschäfts oder einer Zunahme der Nutzerzahlen, erheblich anwachsen. Zudem sind Unternehmen in Cloud-Modellen oft Preisänderungen oder zusätzlichen Gebühren für erweiterte Dienstleistungen ausgesetzt, was die langfristige Kostenprognose erschwert.

Für Organisationen, die eine langfristige Vision für ihre IT-Infrastruktur haben und Wert auf eine stabile Budgetplanung legen, kann daher eine On-Premises-Lösung deutlich wirtschaftlicher sein. Die Möglichkeit, die Total Cost of Ownership (TCO) zu minimieren, indem man die wiederkehrenden Kosten, die mit Cloud-Services verbunden sind, umgeht, ist ein nicht zu unterschätzender finanzieller Vorteil. Darüber hinaus bieten On-Premises-Lösungen durch ihre Langlebigkeit und die Kontrolle über den Zeitpunkt von Upgrades eine Investitionssicherheit, die bei Cloud-Modellen in dieser Form nicht immer gegeben ist.

6. Vorteil: Leistung und Geschwindigkeit

On-Premises-Lösungen bieten signifikante Vorteile hinsichtlich Leistung und Zugriffsgeschwindigkeit, die vor allem bei der Handhabung datenintensiver HR-Prozesse und -Analysen zum Tragen kommen. Da die Daten lokal auf internen Servern gespeichert werden, entfallen Latenzzeiten, die beim Abrufen von Informationen über das Internet entstehen können. Dies gewährleistet einen schnelleren und direkteren Zugriff auf kritische Datenbestände, was insbesondere in Situationen entscheidend ist, in denen Zeitfaktoren eine Rolle spielen, wie beispielsweise bei der schnellen Zusammenstellung von Mitarbeiterberichten, der Durchführung umfangreicher Datenanalysen oder der Verarbeitung von Echtzeit-Feedback.

Die Eliminierung von Verzögerungen durch Internetabhängigkeiten bedeutet nicht nur eine Beschleunigung der alltäglichen HR-Aufgaben, sondern verbessert auch die Nutzererfahrung für HR-Mitarbeiter und Management. Die Fähigkeit, auf Anfragen und Analysebedürfnisse unmittelbar reagieren zu können, ohne auf die Übermittlung großer Datenmengen über externe Netzwerke warten zu müssen, steigert die Effizienz und Produktivität innerhalb der Personalabteilung erheblich.

Zusätzlich ermöglicht die lokale Datenhaltung eine optimierte Personalisierung und Anpassung der Systemleistung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. IT-Abteilungen können die Serverleistung und -kapazität direkt steuern und anpassen, um Spitzenlasten oder wachsende Datenanforderungen ohne die Notwendigkeit externer Abstimmungen oder Upgrades effektiv zu bewältigen. Dies ist ein entscheidender Vorteil, insbesondere für Unternehmen mit komplexen Datenverarbeitungsbedürfnissen oder solche, die eine hohe Skalierbarkeit ihrer Systeme benötigen.

Des Weiteren können durch die direkte Kontrolle über die Infrastruktur und Daten auch Sicherheitsprotokolle und -mechanismen individuell konfiguriert werden, was die Sicherheit sensibler Daten zusätzlich erhöht. Die Möglichkeit, Netzwerksicherheit und Datenzugriffsprotokolle präzise auf die Bedürfnisse und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens abzustimmen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen, die möglicherweise bei Cloud-basierten Lösungen auftreten könnten, stellt einen weiteren wichtigen Leistungsvorteil dar.