6 Gründe für HR-Software in der Cloud

Immer mehr Unternehmen setzen Software aus der Cloud ein, um ihre Prozesse zu automatisieren – mit steigender Tendenz. Auch wenn viele Personalmanager im Hinblick auf das Thema Datensicherheit noch unsicher sind, bieten cloudbasierte Softwaretools, wie beispielsweise eine digitale Personalakte, diverse Vorteile. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Vorteile einer HR-Software in der Cloud und zeigt darüber hinaus, von welchen vermeintlichen Gegenargumenten sich Unternehmen nicht abschrecken lassen sollten.

Die Vorteile für HR-Software in der Cloud auf einen Blick

1. Vorteil: Lösungsauswahl nach dem Best-of-Breed-Ansatz

Anstatt auf eine einzige Unternehmenssoftware zu setzen, die sämtliche Prozesse eines Geschäftsbereichs abdecken kann, stellen heute viele Organisationen ihre IT-Infrastruktur nach einem Best-of-Breed-Ansatz zusammen. Der Vorteil: Man kann sich für jedes Aufgabenfeld das Tool aussuchen, das den eigenen Bedürfnissen am besten entspricht. Theoretisch ist dies auch bei einer On-Premises-Nutzung denkbar, allerdings würden die meisten internen IT-Abteilungen hier schnell an ihre Grenzen stoßen. Denn gibt es Lösungen verschiedener Anbieter, wird es schnell unübersichtlich und komplex. Beispiele hierfür sind Enterprise Content Management, Customer Relationship Management, Human Resources Management und Social Collaboration. Damit gerät ein reibungsloser Betrieb zur Herausforderung. Bei Cloud-Lösungen hingegen kümmert sich der jeweilige Anbieter um alles – von der Implementierung über das Hosting bis zur IT-Administration und -Wartung. Diese Vorzüge werden direkt nach der Bestellung spürbar, denn Anwendungen aus der Cloud stehen im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen sofort zur Nutzung bereit. Etwaige Verzöge­rungen durch aufwändige Lieferprozesse und Installationen fallen weg.

Die eigene IT-Abteilung ist nur involviert, während die Software an die hauseigenen Systeme angebunden wird. Damit dies schnell und unkompliziert vonstattengehen kann, sollten Unternehmen bei der Auswahl darauf achten, dass der Anbieter über standardisierte Schnittstellen verfügt, um das Tool an weitere Systeme anzuknüpfen. Im Falle einer HR-Software (digitalen Personalaktenlösung) sind das etwa das Personalmanagement-, das Entgeltabrechnungs- und das Zeiterfassungs-System. Um Mitarbeiterstammdaten automatisiert zu übertragen, doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden und Fehlerquellen zu minimieren, muss mindestens eine Verbindung zum führenden HR-System, wie etwa SAP HCM, SAP Success Factors, LOGA, PAISY oder DATEV, bestehen

2. Vorteil: Mobiles Arbeiten

Das Arbeiten unabhängig von festen Orten und Zeiten wird immer verbreiteter. Gleichzeitig ist es eines der wichtigsten Gründe für die Einführung einer Software aus der Cloud. SaaS ermöglicht es Unternehmen, ihre Systeme an neue, flexible Arbeitsformen anzupassen. Eine HR-Software aus der Cloud ist jederzeit und überall verfügbar – auch mit Mobilgeräten wie Tablet oder Notebook.

Ob beim Mitarbeitergespräch an einem anderen Firmenstandort, beim Aufsetzen einer neuen Stellenanzeige auf dem Heimweg im Zug oder beim Beantworten von Mitarbeiteranfragen aus dem Home-Office: Personalmanager benötigen lediglich einen Internetzugang, um auf sämtliche Informationen und Funktionen in der zentralen Cloud-Plattform zuzugreifen.

Nicht nur mobiles Arbeiten ist so problemlos möglich, auch die Personalarbeit an verteilten Standorten wird vereinfacht. Mitarbeiterakten umständlich von einer Niederlassung anfordern, Dokumente per E-Mail oder postalisch hin- und herschicken – solche papierbasierten Abläufe fressen viel Zeit. Eine digitale Personalakte aus der Cloud bietet HR-Verantwortlichen hingegen eine unternehmensweit verfügbare, einheitliche Plattform. Jeder Personalsachbearbeiter hat im Rahmen seiner Berechtigung immer und überall Zugriff auf alle Informationen, die er benötigt.

3. Vorteil: Konzentration aufs Kerngeschäft

Die IT-Abteilung steht vor diversen Herausforderungen. Auf der strategischen Seite soll sie die Digitalisierung vorantreiben und die Geschäftsführung klug beraten, wie sich das Unternehmen technologisch aufstellen soll. Operativ muss sie aufgrund des Fachkräftemangels vielerorts mit zu wenig qualifiziertem Personal auskommen. SaaS bietet eine Möglichkeit zur Entlastung der IT-Infrastruktur. Wer die Betreuung einer oder mehrerer Software-Lösungen an einen externen Anbieter auslagert, schafft neben Kostentransparenz auch den dringend benötigten Freiraum für die internen IT-Verantwortlichen.

Dies gilt (unabhängig von der Frage, ob Cloud oder nicht) auch für die jeweilige Fachabteilung. Mit einer HR-Software aus der Cloud kann die Personalabteilung zahlreiche Routineprozesse digitalisieren und automatisieren: Standardisierte Workflows ersetzen den Wust aus Papierakten, wodurch der Administrationsaufwand erheblich sinkt. Die reine Verwaltung beansprucht somit nur noch einen geringen Anteil am wertvollen Zeit-Budget. HR-Verantwortliche sind in der Lage, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, wie etwa das Recruiting, die Personalentwicklung oder das Employer Branding.

4. Vorteil: Datensicherheit

Die Vorbehalte derjenigen, die bislang keine Cloud-Software einsetzen, betreffen vor allem die Datensicherheit. Die Angst: Die Unternehmensdaten könnten in der Cloud nicht sicher sein. Fakt ist: Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an den Datenschutz gestiegen. Auch Cloud-Anbieter stehen jetzt noch mehr in der Pflicht, den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Für SaaS-Anbieter aus der gesamten EU gelten ebenso strenge Bestimmungen wie für die Unternehmen, deren Daten sie verarbeiten. Zertifizierungen, allen voran nach der Norm ISO 27001 erteilt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), weisen nach, dass der An­bieter die Vorgaben erfüllt. Oder, dass er mit einem Partner zusammenarbeitet, der entsprechend zertifiziert ist. Die Prüfung erfolgt in der Regel von einer vom BSI anerkannten Prüfstelle, wie etwa dem TÜV. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann den Anbieter um eine Begehung des Rechenzentrums bitten und generell darauf achten, ob dieser auf entsprechende Anfragen zuvorkommend und transparent reagiert. So können Unternehmen mit dem Cloud-Anbieter klären, wie häufig automatische Back-ups durchgeführt werden, um Daten zu sichern.

Nicht zuletzt ist die Gefahr, dass die unternehmensinterne IT-Infrastruktur Vandalismus oder Schadsoftware zum Opfer fällt, nicht zu vernachlässigen – dies gilt für Cloud- und On-Premises-Lösungen gleichermaßen. Da für SaaS-Anbieter die Sicherheit der Daten ihrer Kunden höchste Priorität hat, ist die Investition in modernste Schutzmaßnahmen gegen solche Risiken eine ihrer wichtigsten Aufgaben.

5. Vorteil: Kosteneffizienz und Planbarkeit

Das Outsourcing von Unternehmenssoftware und deren Betrieb hat den Vorteil, dass sich Kosten besser planen lassen. Das beginnt damit, dass bei einer Cloud-Lösung im Unterschied zum Lizenz-Modell Personal- und Betriebskosten verringert werden und kein umfangreicher Investitionsaufwand anfällt. Dieser beschränkt sich bei SaaS auf die Kosten für Beratung und Implementierung, wobei letztere dank standardisierter Schnittstellen nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Neben den überschaubaren Einführungskosten fällt monatlich eine feste Summe für das Nutzen der Software aus der Cloud an: Üblicherweise zahlen Unternehmen einen festen Betrag pro Benutzer, der sich gegebenenfalls auch nach dem Funktionsumfang richtet. Somit verteilen sich die Kosten gleichmäßig über das Jahr – während man beim On-Premises-Betrieb in unregelmäßigen Abständen für Funktions- und Sicherheitsupdates zahlen muss. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der Planungssicherheit eines SaaS-Preismodells. Zudem lässt sich der Nutzungsumfang schnell und einfach skalieren: Bei den meisten Anbietern ist es möglich, die Anzahl der Benutzer und des Funktionsumfangs von einem Monat zum nächsten nach Bedarf anzupassen. Softwarelösungen aus der Cloud sorgen also gleichzeitig für mehr Skalierbarkeit, Planbarkeit und Flexibilität. Nicht zu vergessen ist auch, dass eine SaaS-Lösung den Nutzern immer automatisch in der neuesten Version zur Verfügung steht.

6. Vorteil: Zuverlässige Verfügbarkeit

Es gibt vereinzelt die Bedenken, dass Cloud-Services mangelhafte Performance und Stabilität aufweisen. Es ist zwar richtig, dass die Daten über das Internet viel weitere Strecken zurücklegen müssen. Für eine zuverlässige Verbindung in die Cloud benötigen Unternehmen daher in erster Linie eine Internetleitung mit ausreichender Bandbreite. Zusätzlich sollten sie darauf achten, dass der Anbieter eine stabile Verfügbarkeit innerhalb eines angemesse­nen Zeitraums garantiert, beispielsweise 99,5 Prozent pro Woche (und nicht etwa pro Jahr). Wartungsarbeiten sollten außerhalb der Kernarbeitszeit stattfinden. Zudem ist es Aufgabe des Anbieters, die Leistungsfähigkeit der Software mit regelmäßigen Performance-Tests zu überwachen. Ist all das gewährleistet, gibt es für Nutzer keinen wahrnehmbaren Unterschied in der Verfügbarkeit von Cloud- und On-Premises-Software.