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Implementierung einer digitalen Personalakte: Die 6-Schritte-Anleitung

1. Juli 2024

In der heutigen Arbeitswelt gewinnt die Digitalisierung auch in der Personalabteilung immer mehr an Bedeutung. Eine digitale Personalakte kann die Arbeit in der Personalabteilung erheblich erleichtern und effizienter gestalten. Doch wie kann eine Implementierung einer digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen ablaufen? In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung einer digitalen Personalakte.

Vorteile einer digitalen Personalakte

Eine digitale Personalakte bringt viele Vorteile mit sich:

Zentraler Zugriff: Die Akte kann zentral gespeichert werden, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtert.
Einfache Aktualisierung: Digitale Personalakten können einfach und schnell aktualisiert werden.
Sicherheit: Die Akte ist sicher und kann mit unterschiedlichen Zugriffsrechten versehen werden.
Umweltfreundlich: Die Akte benötigt keinen Platz im Büro und ist papierlos.

Schritt 1: Bedarfsermittlung

Bevor man mit der Implementierung einer digitalen Personalakte beginnen kann, sollte man zunächst den Bedarf dafür ermitteln. Es ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen die Personalabteilung an die digitale Personalakte hat und welche Funktionen benötigt werden. Überlegen Sie sich dabei auch, welche Abteilungen, wie zum Beispiel die IT-Abteilung, die Datenschutzbeauftragten und die Geschäftsführung, in den Prozess der Implementierung involviert werden sollten. Durch eine sorgfältige Bedarfsermittlung legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung einer digitalen Personalakte.

Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen?
Welche Informationen sollen in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
Wer benötigt Zugriff auf die Akte?
Welche Sicherheitsvorkehrungen sind notwendig?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen haben, können Sie die Auswahl einer geeigneten Software in Angriff nehmen.

Schritt 2: Software auswählen

Die Auswahl des passenden Systems ist ein wichtiges Etappenziel bei der Implementierung einer digitalen Personalakte. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter von digitalen Personalakten und lassen Sie sich ggf. von einem Experten beraten, um das passende System für Ihre Anforderungen auszuwählen. Eine gute Auswahl des Systems ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihrer Implementierung einer digitalen Personalakte. Hier sind einige wichtige Kriterien, die bei der Auswahl der passenden Software beachtet werden sollten:

Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen und übersichtlich sein.
Funktionalität: Sie sollte allen Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Sicherheit: Die Software sollte sicher sein und verschiedene Zugriffsrechte ermöglichen.
Kosten: Die Kosten sollten angemessen sein.

Es lohnt sich, verschiedene Angebote zu vergleichen und eine kostenlose Testversion der Software auszuprobieren.

Schritt 3: Datenübernahme

Die Datenübernahme aus der bisherigen Papierakte gehört genauso zur Implementierung einer digitalen Personalakte. Sorgen Sie dafür, dass alle Daten sorgfältig und fehlerfrei in das neue System übertragen werden. Planen Sie ausreichend Zeit für die Übernahme der Daten ein und erstellen Sie ein Backup aller Daten, um Datenverluste zu vermeiden.

Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sollten in der Nutzung der digitalen Personalakte geschult werden. Hierbei sollten nicht nur die Funktionen des Systems erklärt werden, sondern auch der Umgang mit personenbezogenen Daten geschult werden.

Effektive Nutzung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können.
Datenschutz: Legen Sie Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese einhalten.
Regelmäßige Updates: Schulen Sie auch neue Mitarbeiter in der Nutzung der digitalen Personalakte und halten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf dem neuesten Stand.

Schritt 5: Einführung der digitalen Personalakte

Sobald die Software ausgewählt und die Mitarbeiter geschult sind, kann die digitale Personalakte eingeführt werden. Es ist sinnvoll, die Einführung in mehreren Schritten durchzuführen:

Pilotphase: In einem ersten Schritt können nur ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die digitale Personalakte erhalten, um die Software zu testen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Vollständige Einführung: Nach einer erfolgreichen Testphase kann die Akte für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Es ist wichtig, dass die Papierakte vollständig digitalisiert wird und alle Daten in die digitale Personalakte übertragen werden.

Schritt 6: Testphase

Auch eine Testphase gehört zur Implementierung einer digitalen Personalakte. Führen Sie eine umfassende Testphase durch, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert. Testen Sie das System auf Herz und Nieren, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Lassen Sie die Testphase von Experten durchführen, um sicherzustellen, dass das System sicher und datenschutzkonform ist.

Extra-Tipps für eine erfolgreiche Implementierung

Zukünftige Erweiterbarkeit berücksichtigen: Wählen Sie eine Software, die flexibel ist und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Achten Sie auf modulare Strukturen und die Möglichkeit, Anpassungen eigenständig vorzunehmen.
Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premises-Lösungen abwägen: Beide Hosting-Varianten haben ihre Berechtigung. Die Entscheidung sollte auf den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren.

Die Umstellung auf digitale Personalakten ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihre Personalverwaltung zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie sicherstellen, dass die Implementierung erfolgreich verläuft und Ihre Personalabteilung von den Vorteilen einer digitalen Personalakte profitieren kann.