Digitale Personalakte

7 Schritte zum erfolgreichen HR-Softwarewechsel

23. Januar 2024

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ist der Wechsel Ihrer HR-Software oft unvermeidlich. Ob aufgrund veralteter Funktionen, schlechtem Service oder eines unzureichenden Preis-Leistungs-Verhältnisses – es gibt viele Gründe, die einen Wechsel rechtfertigen. Hier erfahren Sie nicht nur, wie Sie strategisch an diesen Prozess herangehen können, sondern auch einige interessante Fakten und Tipps, die Ihnen bei Ihrem HR-Softwarewechsel helfen können.

Warum einen HR-Softwarewechsel in Betracht ziehen?

Fehlende Anpassbarkeit und Funktionen

Ihre aktuelle Software erfüllt nicht mehr die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens. Die Flexibilität zur Anpassung an neue Geschäftsanforderungen ist von entscheidender Bedeutung.

Unzuverlässiger Support

Der Support des aktuellen Anbieters ist unzuverlässig und ungenügend. Dies kann zu erheblichen Unterbrechungen und Frustrationen führen.

Fehleranfälligkeit

Die derzeitige HR-Software weist viele Fehler auf, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit Ihrer HR-Prozesse beeinträchtigt.

Fehlender Funktionsumfang

Ihr aktueller Anbieter erweitert seine Funktionalität nicht, sodass Sie wichtige Funktionen vermissen.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Das aktuelle Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt nicht mehr. Ein Wechsel kann langfristig Kosten einsparen.

DSGVO-Nichteinhaltung

Die aktuellen Richtlinien zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden nicht eingehalten, was erhebliche rechtliche Risiken birgt.

Verschiedene Insellösungen

Sie möchten mehrere Insellösungen in eine ganzheitliche HR-Software integrieren, um die Effizienz zu steigern.

Wussten Sie schon?

Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden haben eher selten eine definierte HR-Digitalstrategie (Durchschnitt 2,3), bei Großunternehmen mit über 100.000 Mitarbeitenden ist eine definierte HR-Digitalstrategie üblich (Durchschnitt 4,3 beziehungsweise 82 Prozent Zustimmungsrate).

Quelle: Digitale HR-Prozesse: Unzufriedenheit trotz Erfolgen | Personal | Haufe

Strategische Herangehensweise an den Softwarewechsel

Wenn Sie überzeugt sind, dass ein Wechsel notwendig ist, sollten Sie eine strategische Herangehensweise verfolgen. Hier sind die Schritte, die Ihnen einen erfolgreichen Übergang ermöglichen:

Schritt 1: Ziele definieren

Definieren Sie klare Ziele für die neue Software. Berücksichtigen Sie dabei die benötigten Funktionen und die Optimierung Ihrer HR-Prozesse, um zukünftige Unternehmensentwicklungen zu unterstützen.

Schritt 2: Anbieter testen und auswählen

Erstellen Sie einen Anforderungskatalog basierend auf Ihren Zielen und wählen Sie einen Anbieter aus, der diese Anforderungen erfüllt und Ihre Erwartungen erfüllt.

Schritt 3: Planung und Meilensteine

Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, setzen Sie klare Meilensteine, weisen Sie Ressourcen zu und berücksichtigen Sie die Kündigungsdauer der alten Software, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schritt 4: Interne Stakeholder überzeugen

Kommunizieren Sie Ihre Argumente klar und überzeugend, um interne Stakeholder von der Notwendigkeit des Wechsels zu überzeugen. Nutzen Sie Leitfäden und Unterlagen, um Ihre Argumente effektiv zu formulieren.

Schritt 5: Datenmigration und Schulung

Planen Sie die Datenmigration sorgfältig, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden. Schulen Sie Ihr Team gründlich in der Verwendung der neuen Software, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Schritt 6: Überwachung und Anpassung

Behalten Sie den Softwarewechsel im Auge und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und optimieren Sie die Software kontinuierlich.

Schritt 7: Langfristige Nutzung optimieren

Nutzen Sie die neue HR-Software optimal aus, um die Effizienz Ihrer HR-Abteilung zu steigern. Berücksichtigen Sie kontinuierlich die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens und passen Sie die Software entsprechend an.

Wussten Sie schon?

Etwas überraschend ist es, dass der Digitalisierungsgrad im Bereich Personalverwaltung und -service nur bei durchschnittlich 3,2 und damit auf dem Level von HR insgesamt liegt. Denn dieser Bereich ist aufgrund von oft vollzähligen standardisierten Prozessabläufen für eine ausgeprägte Digitalisierung prädestiniert.

Quelle: Digitale HR-Prozesse: Unzufriedenheit trotz Erfolgen | Personal | Haufe

Fazit

Ein HR-Softwarewechsel kann eine entscheidende Verbesserung für Ihr Unternehmen sein, wenn er strategisch geplant und durchgeführt wird. Klare Ziele, eine sorgfältige Anbieterauswahl und eine gründliche Schulung sind entscheidende Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen Wechsel. Überzeugen Sie interne Stakeholder von der Notwendigkeit des Wechsels und behalten Sie die langfristige Nutzung im Auge, um die Effizienz Ihrer HR-Abteilung zu steigern. Ein reibungsloser Übergang zur neuen HR-Software kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, in der sich ständig verändernden Geschäftswelt erfolgreich zu sein.