Digitale Personalakte Pflicht 2026: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Die Frage, ob eine digitale Personalakte ab 2026 Pflicht wird, sorgt derzeit für viel Unsicherheit. Gibt es eine neue gesetzliche Vorgabe? Müssen Personalakten ab diesem Stichtag digital geführt werden? Und falls nicht – warum setzen dennoch so viele Unternehmen jetzt auf die digitale Akte?

In diesem Beitrag erklären wir, was wirklich hinter dem Begriff „Digitale Personalakte Pflicht 2026“ steckt, welche rechtlichen Entwicklungen – etwa die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) – dahinterstehen, und warum sich der Umstieg auf die digitale Personalakte schon jetzt lohnt.
(Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Unternehmen sollten sich bei rechtlichen Fragen an ihre Rechts- oder Steuerberater wenden.)

In diesem Beitrag klären wir, was wirklich hinter dem Begriff „Digitale Personalakte Pflicht 2026“ steckt, warum das Thema berechtigt ist und warum es unabhängig von einer Gesetzeslage höchste Zeit ist, die Digitalisierung in der Personalabteilung anzugehen.

Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2026?

Nein! Es existiert derzeit keine gesetzliche Verpflichtung, Personalakten ab 2026 ausschließlich digital zu führen. Kein Gesetz schreibt eine flächendeckende Einführung digitaler Personalakten vor.

Hintergrund: Die elektronische Betriebsprüfung (euBP) nach § 28p SGB IV

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, im Rahmen von Betriebsprüfungen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Wer dafür mehr Zeit benötigt, konnte eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 beantragen.

In der Praxis betrifft das primär die Lohn- und Gehaltsdaten, doch viele Unternehmen beziehen auch personaldatenrelevante Dokumente in ihre Überlegungen ein – etwa Nachweise, Verträge oder Bescheinigungen, die für Prüfungen relevant sind.
Das sorgt dafür, dass sich viele Personalabteilungen fragen: Wenn ohnehin alles digital geprüft wird – warum dann nicht gleich auch die Personalakte digital führen?

Warum 2026 als Meilenstein in der HR-Digitalisierung sinnvoll ist

Auch ohne ausdrückliche gesetzliche Pflicht ist 2026 ein strategisch kluger Zeitpunkt, um die Digitalisierung der Personalakten abzuschließen. Dafür sprechen mehrere Faktoren:

• Rechtliche Sicherheit: Wer bereits jetzt auf digitale Prozesse umstellt, ist besser auf elektronische Prüfungen vorbereitet.

• Planungsvorlauf: Je nach Unternehmensgröße dauert die Einführung einer digitalen Personalakte 12 bis 24 Monate.

• Effizienz und Transparenz: Digitale Akten schaffen klare Strukturen, reduzieren Fehlerquellen und sparen Zeit.

• Nachhaltigkeit & ESG-Reporting: Der Umstieg auf papierlose Prozesse unterstützt die Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens.

• Wettbewerbsfähigkeit: Moderne HR-Prozesse wirken professionell – auch im Recruiting und Employer Branding.

Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick

Auch ohne gesetzliche Pflicht sprechen die Argumente für eine digitale Personalakte eine klare Sprache:

✅ Effizienz & Prozesssicherheit

• Zentrale Aktenablage, keine Doppelablagen oder Papierarchive
  
  
• Schnellere Prozesse durch automatisierte Workflows
  
  
• Zeitgewinn durch reduzierten Such- und Verwaltungsaufwand

✅ Datenschutz & Compliance

• DSGVO-konforme Speicherung mit klaren Zugriffsrechten
  (Lesen Sie mehr dazu im Beitrag Rechtliche Anforderungen an eine digitale Personalakte)
  
  
• Revisionssichere Archivierung
  
  
• Transparenz über alle Änderungen und Zugriffe

✅ Flexibilität & Zugänglichkeit

• Zugriff auf Personalakten jederzeit und von überall
  
  
• Einheitliche Datenbasis für HR, Führungskräfte und Geschäftsführung
  
  
• Bessere Zusammenarbeit bei dezentralen Teams

✅ Nachhaltigkeit & ESG-Reporting

• Wegfall papierbasierter Prozesse spart Ressourcen
  
  
• Digitale Nachweise für nachhaltige HR-Prozesse
  
  
• Teil der digitalen Nachhaltigkeitsstrategie

✅ Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen

• Integration mit HR-Systemen wie SAP SuccessFactors oder Workday

• Basis für Self Services, KI-gestützte Analysen und moderne HR-Plattformen
  (Wie Mitarbeiterbindung durch digitale Self Service Portale gelingt, lesen Sie hier)

Worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten

Nicht jede digitale Lösung erfüllt die Anforderungen moderner HR-Abteilungen. Wer auf eine nachhaltige und rechtssichere Lösung setzen will, sollte besonders auf folgende Punkte achten:

• DSGVO- und revisionssichere Archivierung
• Feingranulares Berechtigungsmanagement
• Nahtlose Integration in bestehende HR-IT-Systeme
• Cloud-Hosting mit Serverstandort in der EU
  (Lesen Sie mehr dazu in unserem Beitrag 6 Gründe für HR-Software in der Cloud)
• Benutzerfreundlichkeit für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
• Skalierbarkeit für künftige Anforderungen

Fazit: Pflicht oder nicht – 2026 ist der richtige Zeitpunkt

Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es aktuell nicht.
Aber: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) und der generelle Digitalisierungsdruck in HR machen es fast unumgänglich, bis spätestens 2026 handlungsfähig zu sein. Wer jetzt startet, sichert sich rechtzeitig rechtliche Klarheit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.

Mit einer erprobten, DSGVO-konformen Lösung wie forpeople gelingt der Umstieg strukturiert und sicher – in der Cloud oder On-Premises. So wird aus einer vermeintlichen Pflicht eine echte Chance für moderne, effiziente Personalprozesse.

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