Stellen Sie sich vor: Eine Führungskraft öffnet die digitale Personalakte einer Mitarbeiterin und sieht dort nicht nur die Zielvereinbarungen, sondern auch die Krankenhistorie, das Gehalt der Kollegin aus der Nachbarabteilung und einen internen Vermerk aus dem letzten Betriebsratsgespräch. Alles auf einen Blick. Alles per Klick.
Kein erfundenes Horrorszenario. Es passiert in Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisiert haben, ohne vorher zu klären: Wer darf eigentlich was sehen? Genau darum geht es bei einem HR-Rollenkonzept. Und es geht um viel mehr, als die meisten ahnen.
Das stille Risiko hinter jedem HR-System
Wenn Unternehmen ein neues HR-System einführen, sei es ein DMS, ein HRMS oder eine digitale Personalakte, dann steht die Technik im Mittelpunkt. Welches System? Welche Funktionen? Welche Schnittstellen? Was dabei oft zu kurz kommt: die Frage nach den Rollen. Wer bekommt Zugriff auf was? Wer darf Dokumente anlegen, wer darf sie nur lesen, wer darf sie freigeben – und wer sollte sie niemals sehen?
Diese Fragen klingen auf den ersten Blick bürokratisch. Auf den zweiten Blick sind sie eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie im HR-Kontext treffen können. Denn sie berühren Datenschutz, Compliance, Betriebsfrieden und operative Effizienz gleichzeitig.
Was ein Rollenkonzept wirklich ist (und was nicht)
Ein Rollenkonzept ist keine Berechtigungsliste, die die IT irgendwann mal zusammenbaut. Es ist ein strukturiertes Modell, das drei Dinge miteinander verbindet:
- Rollen – also Funktionen im Unternehmen (z. B. HR-Sachbearbeitung, Führungskraft, Personalrat)
- Aufgaben – was diese Funktion im HR-Prozess tun muss (prüfen, freigeben, archivieren)
- Berechtigungen – welche digitalen Aktionen und Datenzugriffe dazu notwendig sind (und nur die)
Das Prinzip dahinter heißt RBAC – Role-Based Access Control. Klingt technisch, ist aber eigentlich logisch: Nicht Personen bekommen Berechtigungen, sondern Rollen. Wer die Rolle trägt, bekommt genau das, was für diese Rolle nötig ist. Nicht mehr, nicht weniger.
Der AHA-Moment für viele HR-Verantwortliche: Ein gutes Rollenkonzept ist kein IT-Thema. Es ist ein HR-Thema. Die IT setzt es um. Aber die Entscheidung, wer was darf, liegt bei Ihnen.
Die typischen Rollen im HR-Alltag
Bevor man Berechtigungen verteilt, muss man Rollen definieren. In der Praxis begegnen uns im HR-Umfeld immer wieder dieselben Funktionen:
HR-Administrator – hat die Systemhoheit, verwaltet Zugänge, pflegt Stammdaten. Braucht maximale Rechte, trägt maximale Verantwortung.
HR-Sachbearbeitung – bearbeitet Vorgänge operativ. Legt Dokumente an, pflegt Personalakten, kommuniziert mit Mitarbeitenden. Schreibzugriff auf die relevanten Bereiche, aber kein Zugriff auf sensible Sonderfelder wie Betriebsratskommunikation oder Vergütungsstrukturen anderer Einheiten.
Recruiter – braucht Zugriff auf Bewerberdaten, Stellenprofile, Interviewdokumente. Aber keine Einsicht in die bestehende Belegschaft oder laufende Disziplinarverfahren.
Führungskraft – sieht die eigenen Mitarbeitenden. Zielvereinbarungen, Entwicklungsgespräche, Abwesenheiten. Keine Gehaltsvergleiche quer durch die Abteilung, keine Einsicht in Vermerke aus HR-internen Prozessen.
Personalrat / Betriebsrat – ein Sonderfall. Mit gesetzlich geregelten Informationsrechten, die sich je nach Unternehmen, Betriebsvereinbarung und Anlass stark unterscheiden. Hier braucht es eine eigene, sorgfältig dokumentierte Regelung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So entsteht ein belastbares Rollenkonzept
Hier ist die Vorgehensweise, die sich in der Praxis bewährt hat, auch in Projekten mit mehreren tausend Nutzern.
Ein gutes Rollenkonzept entsteht nicht zufällig. Es wird systematisch entwickelt!
Damit es langfristig stabil bleibt, sollten Sie regelmäßig prüfen:
→ Welche Fehler schleichen sich ein?
→ Wo entstehen Superrollen?
→ Welche Ausnahmen sind mittlerweile unkontrolliert?
Nutzen Sie dafür die Checkliste „Die 10 größten Fehler bei Rollenkonzepten“ als projektbegleitendes Werkzeug.
Fazit
Ein Rollenkonzept wird erst durch saubere Struktur, klare Governance und regelmäßige Überprüfung wirkungsvoll.
