Barrierefreiheit im Employee Self Service umsetzen

Eine Gehaltsabrechnung herunterladen, Urlaub beantragen oder persönliche Daten aktualisieren: Was für die meisten Beschäftigten selbstverständlich ist, kann für andere schnell zur Herausforderung werden. Nämlich dann, wenn digitale Anwendungen nicht barrierefrei gestaltet sind.

Mit der zunehmenden Digitalisierung von HR-Prozessen wächst auch die Verantwortung von Unternehmen, ihre Systeme für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Besonders Employee-Self-Service-Portale richten sich an die gesamte Belegschaft. Schließlich sollen sie möglichst viele administrative Aufgaben vereinfachen und zwar für die gesamte Belegschaft. Barrierefreiheit ist deshalb längst kein Nischenthema mehr. Sie entwickelt sich zunehmend zu einem Qualitätsmerkmal moderner Unternehmenssoftware und wird gleichzeitig bei Ausschreibungen, Förderprojekten und Softwareauswahlprozessen immer häufiger berücksichtigt.

Doch was macht einen Employee Self Service eigentlich barrierefrei und wie können Unternehmen Barrierefreiheit im Employee Self Service erfolgreich umsetzen?

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Digitale Barrierefreiheit beschreibt die Gestaltung von Software, Webseiten und Anwendungen so, dass sie von möglichst vielen Menschen ohne Einschränkungen genutzt werden können. Dazu gehören unter anderem Menschen mit Seh-, Hör-, motorischen oder kognitiven Beeinträchtigungen. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass Inhalte von Screenreadern erfasst werden können, Formulare verständlich aufgebaut sind oder sich eine Anwendung vollständig per Tastatur bedienen lässt.

Als internationaler Standard haben sich die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) etabliert. Viele Organisationen orientieren sich dabei an der Konformitätsstufe WCAG 2.1 AA.

Die Richtlinien basieren auf vier Grundprinzipien:

Warum Employee-Self-Service-Portale besonders im Fokus stehen

Im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmensanwendungen richten sich Self-Service-Portale an die gesamte Belegschaft. Jeder Mitarbeitende soll alltägliche HR-Prozesse eigenständig erledigen können, unabhängig von individuellen Voraussetzungen oder Einschränkungen.
Genau deshalb kann eine fehlende Barrierefreiheit schnell zu Problemen führen.
Wenn Beschäftigte ihre Gehaltsabrechnung nicht aufrufen, Stammdaten nicht selbst ändern oder Formulare nicht ausfüllen können, entsteht zusätzlicher Aufwand für Personalabteilungen und Support-Teams. Gleichzeitig wird das eigentliche Ziel von Self Services verfehlt: Prozesse einfacher und unabhängiger zu gestalten.
Barrierefreiheit ist daher nicht nur ein Thema der Inklusion. Sie entscheidet oft auch darüber, wie gut digitale HR-Lösungen im Unternehmen akzeptiert werden.

Barrierefreiheit sollte nicht erst geprüft werden, wenn ein System bereits eingeführt ist. Wesentlich einfacher ist es, entsprechende Anforderungen frühzeitig in Auswahl- und Einführungsprozesse einzubeziehen.

Dabei lohnt sich ein genauer Blick auf folgende Aspekte:

• Lassen sich alle Funktionen per Tastatur bedienen?

• Unterstützt die Software Screenreader?

• Sind Kontraste ausreichend und Texte gut lesbar?

• Werden Formulare verständlich erklärt?

• Gibt es aussagekräftige Fehlermeldungen?

• Ist die Navigation logisch aufgebaut?

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Barrierefreiheit regelmäßig zu testen. Technische Prüfungen sind ein wichtiger Bestandteil, ersetzen jedoch nicht die Perspektive tatsächlicher Nutzerinnen und Nutzer.

Viele Unternehmen setzen deshalb auf ein Prinzip, das unter dem Begriff „Accessibility by Design“ bekannt ist. Barrierefreiheit wird dabei bereits während der Konzeption und Entwicklung berücksichtigt und nicht erst nachträglich ergänzt.

Warum Ausschreibungen das Thema vorantreiben

Besonders im öffentlichen Sektor spielt Barrierefreiheit inzwischen eine wichtige Rolle bei der Softwarebeschaffung. Bei Ausschreibungen wird häufig abgefragt, ob eine Lösung die Anforderungen der WCAG erfüllt oder entsprechende Nachweise vorliegen.
Auch außerhalb des öffentlichen Umfelds steigt die Relevanz. Immer mehr Unternehmen berücksichtigen Accessibility-Kriterien bei Investitionsentscheidungen oder Digitalisierungsprojekten.
Wer heute neue HR-Systeme einführt, sollte deshalb nicht nur auf Funktionen und Benutzerfreundlichkeit achten. Die Frage, ob die Lösung barrierefrei nutzbar ist, wird zunehmend zu einem festen Bestandteil des Auswahlprozesses.

Mehr als ein Vorteil für Menschen mit Einschränkungen

Oft wird Barrierefreiheit mit einer vergleichsweise kleinen Nutzergruppe verbunden. Tatsächlich profitieren jedoch nahezu alle Anwender von den gleichen Verbesserungen.
Eine klare Navigation erleichtert die Orientierung. Verständliche Formulare reduzieren Fehler. Gute Kontraste verbessern die Lesbarkeit auf mobilen Geräten oder in unterschiedlich beleuchteten Arbeitsumgebungen.
Viele Maßnahmen, die ursprünglich aus der Barrierefreiheit stammen, führen daher gleichzeitig zu einer besseren User Experience für alle Beschäftigten.

Barrierefreiheit im Employee Self Service umsetzen: Die wichtigsten Anforderungen

Bei der Bewertung eines bestehenden oder neuen Systems können folgende Fragen als Orientierung dienen:

✅ Orientiert sich die Lösung an WCAG 2.1 AA?
✅ Sind sämtliche Funktionen per Tastatur nutzbar?
✅ Werden Screenreader unterstützt?
✅ Sind Formulare und Eingabefelder verständlich beschriftet?
✅ Werden ausreichende Farbkontraste eingehalten?
✅ Liegt eine Erklärung zur Barrierefreiheit vor?
✅ Wird das Thema kontinuierlich weiterentwickelt?

Je mehr Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können, desto besser sind die Voraussetzungen für einen barrierefreien Zugang.

Fazit

Barrierefreiheit entwickelt sich zunehmend zu einem Qualitätsmerkmal moderner Unternehmenssoftware. Gerade bei Employee-Self-Service-Portalen ist sie von besonderer Bedeutung, weil diese Anwendungen allen Mitarbeitenden offenstehen sollen.
Wer Accessibility frühzeitig berücksichtigt, schafft nicht nur bessere Voraussetzungen für digitale Teilhabe. Unternehmen profitieren gleichzeitig von höherer Nutzerakzeptanz, effizienteren Prozessen und einer besseren Vorbereitung auf künftige Anforderungen aus Ausschreibungen und Regulierung.
Denn digitale Prozesse funktionieren nur dann wirklich gut, wenn sie von allen genutzt werden können.