AUTOMATISIERTE HR-PROZESSE FÜR EINEN MODERNEN ÖPNV

Papierakten ablösen und HR-Prozesse modernisieren

Vor der Einführung von forpeople führte die DVB ihre Personalakten ausschließlich in Papierform. Die Akten waren auf mehrere Räume in Schränken verteilt, was Recherche und Bearbeitung erschwerte. Namensdopplungen, manuelle Ablageprozesse, eingeschränkter Zugriff und die fehlende gleichzeitige Nutzung durch mehrere Mitarbeitende belasteten die tägliche Arbeit zusätzlich. Auch bereits digitale Dokumente mussten ausgedruckt und abgelegt werden. Viele Akten waren durch langjährige Nutzung in schlechtem Zustand.

Mit der Einführung von forpeople sollten die Akten aller aktiven Mitarbeitenden vollständig digitalisiert werden. Als Folge sollten die HR-Prozesse effizienter und transparenter gestaltet, Papierarchive reduziert, Datenschutzanforderungen besser umgesetzt und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht werden.

Digitale Verwaltung mit SAP-Integration und sicherer Ablage

Seit Mitte 2025 setzt die DVB forpeople produktiv ein. Der zentrale Baustein der Lösung ist die digitale Personalakte mit automatisierter Stammdatenübertragung aus SAP HCM. Dadurch sind aktuelle Mitarbeiterdaten jederzeit konsistent verfügbar, ohne manuell gepflegt werden zu müssen. Nach ausführlichen Produktvorstellungen wurde zunächst ein Testsystem auf Grundlage des gemeinsam entwickelten Fachkonzepts eingerichtet. Darauf folgten die Systemkonfiguration und die Einrichtung der SAP-Schnittstelle, bevor die Lösung in den Produktivbetrieb überging.

Ein besonderer Fokus lag auf der sicheren Dokumentenablage. Über einen Postkorb-Scan mit integriertem Vier-Augen-Prinzip werden Dokumente kontrolliert, nachvollziehbar zugeordnet und revisionssicher verwaltet. Die Anwendung beschleunigt das Auffinden von Informationen, unterstützt ortsunabhängige Zusammenarbeit und sorgt durch umfassende Berechtigungskonzepte für eine datenschutzkonforme Verwaltung aller Personaldokumente.

Mehr Effizienz, Transparenz und Akzeptanz im Personalbereich

Die Einführung von forpeople legte bei der DVB die Grundlage für eine moderne, papierlose Personalverwaltung. Personalakten werden nun zentral verwaltet und können von berechtigten Mitarbeitenden parallel genutzt werden. Neben dem schnelleren Zugriff auf Informationen profitiert das Unternehmen von transparenteren Prozessen, geringeren Papier- und Druckkosten sowie einem reduzierten Platzbedarf für Archive.

Auch Schattenakten in anderen Unternehmensbereichen werden schrittweise abgebaut, da gezielte Zugriffe auf relevante Bereiche der Personalakte möglich sind. Die Archivierung erfolgt strukturiert auf Basis eines hinterlegten Löschkonzepts. Aufgrund der hohen Akzeptanz plant die DVB bereits den weiteren Ausbau der digitalen HR-Prozesse, insbesondere im Bereich der Dokumentenerstellung.