Anwenderprofil
Die Thales Group ist ein führender internationaler Technologiekonzern mit Sitz der Zentrale in Frankreich und Niederlassungen in 56 Ländern. Das Unternehmen stellt elektrische Systeme für Branchen wie Luft- und Raumfahrt, Militärtechnik, Transport und Sicherheit her. 65.000 Mitarbeiter der Thales Group erwirtschafteten 2017 einen Jahresumsatz von 15,8 Milliarden Euro. Thales Deutschland ist eine der größten Landesorganisationen der Gruppe. Die besondere Leistungsfähigkeit der deutschen Tochter basiert neben der Stärke der Thales Group auch auf der Historie am Hochtechnologiestandort Deutschland: Bedeutende Namen der deutschen Industriegeschichte sind in dem Konzern aufgegangen und führen ihre Tradition unter dem Dach von Thales fort. Thales Deutschland hat an acht Standorten mehr als 3.000 Beschäftigte und konzentriert sich unter anderem auf Bereiche wie Bahntechnik und Satellitenkomponenten.
Digitalisierung von mehr als 400.000 Seiten Papier
Das Digitalisierungsprojekt in der HR-Abteilung von Thales Deutschland haben zwei Verantwortliche vorangetrieben: Mathias Richter, HRIS & Process Analyst, sowie Leonie von Lenthe, HR-Prozessmanagerin. „Wir haben in Deutschland fünf Gesellschaften, acht Standorte und 3.000 Mitarbeiter“, zählt Richter auf. „Das führte bei uns als HR zu mehr als 400.000 Seiten Papier – in Aktenräumen mit 250 qm Grundfläche“, ergänzt von Lenthe. „Uns war klar: Zukunftsfähig werden wir nur durch eine konsequente Digitalisierung.“ Im Januar 2017 ging das webbasierte und standortübergreifende forpeople live – inkl. der Schnittstellen zum Dokumentenerstellungssystem Escriba und der HCM-Lösung SAP. Thales Deutschland hostet forpeople selbst, dank der browserbasierten Lösung existiert ein standortübergreifender Zugriff. Derzeit arbeiten rund 40 Nutzer aus der HR-Abteilung mit forpeople. Das Berechtigungskonzept unterscheidet sehr genau danach, zu welcher Gesellschaft und zu welchem Standort ein Mitarbeiter gehört und welche HR-Sachbearbeiter für ihn zuständig sind.
Der Archivraum ist out
Von Lenthe freut sich über die Erfolge der Digitalisierung, denn das Ablegen von Dokumenten erfolgt nicht mehr in den Papierakten, sondern größtenteils über das Einscannen. Auch die Desktopintegration von forpeople zahlt sich aus. „Relevante E-Mails können wir z. B. heute direkt in der digitalen Akte ablegen, ohne Medienbruch“, sagt Richter. Dabei muss die neue Lösung ein riesiges Spektrum an Arbeitsverträgen abbilden: „Da gibt es normale Mitarbeiter, tarifliche und außertarifliche Mitarbeiter“, erläutert Richter, „die Zahl an Varianten ist wirklich groß."
Nicht in ein Ticket gepresst
Dennoch war der Schulungsbedarf überschaubar. „Wir versorgen unsere Anwender mit Präsentationen und umfassenden User Guides“, so Richter, „aber das passiert innerhalb von nur zwei mal zwei Stunden.“ Von Lenthe pflichtet ihm bei: „Im Grunde läuft das total von selbst.“ Im Großen und Ganzen komme Thales Deutschland auch ohne Support aus. Es könne schon einmal passieren, dass der Speicher volllaufe und selten gebe es vielleicht ein Problem mit Dokumentformaten, so von Lenthe. Ein großer Vorzug von forcont sei es, so Richter, nicht in Tickets gepresst zu werden.
