Digitale Transformation der HR-Prozesse
Der Energieversorger nutzt seit 2023 die digitale Personalakte produktiv, d. h. Übertragung der Stammdaten aus dem SAP-System, Ablage von Dokumenten in die Personalakten und Arbeit mit den Dokumenten in der Personalakte im operativen Geschäft durch die Personalbetreuung. Davor wurden die ca. 3.700 Personalakten der Unternehmensgruppe in Papierform geführt. Die manuelle Bearbeitung der Papierakten gestaltete sich bzgl. Aktualität der Dokumente, orts- und zeitabhängiger Zugriffe sowie redundanter Arbeitsschritte als sehr zeitintensiv und aufwändig. Weitere Nachteile waren der Platzbedarf für Aktenschränke (ca. 120 laufende Meter) und die teilweise schlechte Qualität der Akten durch lange Nutzungsdauer. Akten konnten nicht durch mehrere Personen gleichzeitig genutzt werden und es bestand das Risiko des Verlusts. Ziel der Digitalisierung war vor allem eine Organisations- und Prozessoptimierung. Revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung sollte langfristig zu mehr Transparenz, Flexibilität und damit Effizienzsteigerung sowie Kostenreduktion führen.
Nahtlose SAP-Integration und einfache Aktenverwaltung
Im Umsetzungsprojekt wurde die Software On-Premises implementiert und auf die unternehmensinternen Prozesse angepasst. Eine u. a. eingerichtete Schnittstelle zum führenden SAP-System überträgt tagesaktuell die Stammdaten der aktiven und austretenden Mitarbeitenden in forpeople. Über Multifunktionsgeräte kann die Personalbetreuung unkompliziert Dokumente direkt einscannen und den jeweiligen Personalakten zuordnen sowie bereits vorhandene digitale Dokumente per Drag & Drop in die Akten ziehen. Auch Sammeldateien können verarbeitet werden. Die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche kann ohne Schulungsaufwand durch neue Mitarbeitende bedient werden. Zudem ist das Berechtigungskonzept sehr umfangreich. Einstellungen können durch die Administratoren im Personalbereich selbst vorgenommen werden. Die Integration der 3.700 gescannten Papierakten erfolgte durch einen Scan-Dienstleister, der diese attribuiert übermittelt und in forpeople an die richtige Stelle der Dokumentenstruktur übertragen hat. Alle Personalakten stehen seit Januar 2024 vollständig und nur noch in digitaler Form zur Verfügung.
