Anwenderprofil
Der Landkreis Darmstadt-Dieburg liegt im südlichen Hessen. In seinen 23 Kommunen leben rund 290.000 Menschen. Die kulturell und landschaftlich vielfältige Region ist geprägt vom Wissenschafts- und Technologiestandort Darmstadt ebenso wie von den umliegenden ländlichen Gegenden. Die 2.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung kümmern sich um diverse Aufgaben – von der Lebensmittelüberwachung über den Naturschutz bis hin zum Schulbau. Darüber hinaus legt der Landkreis Darmstadt-Dieburg hohen Wert auf den Kontakt zu seinen Bewohnerinnen und Bewohnern und will ihnen einen erstklassigen Bürgerservice bieten.
Schnellere Prozesse und mobiles Arbeiten
Der Landkreis Darmstadt-Dieburg hatte bereits 2019 damit begonnen, seiner Belegschaft verstärkt das mobile Arbeiten zu ermöglichen. Um auch im Homeoffice voll einsatzfähig zu sein, benötigte das HR-Team eine digitale Lösung für das Management der Personalakten. Diese verwaltete es bislang noch in Papierform. In der 24-köpfigen Personalabteilung sind jeweils mehrere Mitarbeiter für die einzelnen Aufgaben der HR-Administration verantwortlich. Somit gehört es zum alltäglichen Prozedere, dass verschiedene Personen die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte ausführen. Bei 2.400 Personalakten ließ sich nicht vermeiden, dass manchmal der Überblick fehlte, bei welchem HR-Verantwortlichen sich eine bestimmte Akte gerade befand. Dabei kam es auch zu Verzögerungen im Ablauf. Das HR-Team wünschte sich darum eine Lösung, die zweierlei erfüllt: Erstens sollten sämtliche Mitarbeiterakten jederzeit digital verfügbar sein – sowohl vor Ort als auch im Homeoffice. Zweitens sollten sich Workflows und Berechtigungen genau definieren lassen, um so eine höhere Geschwindigkeit und Ergebnisqualität der Prozesse zu erzielen.
Ambitioniertes Einführungsprojekt erfolgreich gemeistert
Im Ausschreibungsverfahren überzeugte forpeople mit seinem Funktionsumfang. Dem Landkreis Darmstadt-Dieburg war es wichtig, möglichst viele Vorgänge der Personalverwaltung mit dem Tool abdecken zu können. Direkt im Anschluss ging es an die Vorbereitung und Implementierung. Beides wollte das HR-Team innerhalb von nur vier Monaten abschließen. Dank eines disziplinierten Projektmanagements auf beiden Seiten ist dies gelungen: Die Definition der Module und des Berechtigungssystems, die Installation der On-Premises-Lösung einschließlich Anbindung an das hauseigene SAP-System, die Digitalisierung der Akten mithilfe eines Scan-Dienstleisters, die Schulung der Anwender – alles verlief wie geplant, sodass der Landkreis forpeople ab Herbst 2019 produktiv nutzen konnte. Sich auf die neue, digitale Arbeitsweise einzustellen, ist den Teammitgliedern leicht gefallen. Die Einweisung durch forcont und die intuitive, selbsterklärende Benutzerführung des Tools haben dafür gesorgt, dass sich alle auf Anhieb darin zurechtgefunden haben.
