Anwenderprofil
Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) vertritt mit 2.000 Mitarbeiter*innen die Interessen der niedergelassenen Vertragsärzt*innen, Ärztlichen und Psychologischen Psychotherapeut*innen sowie Kinder- und Jugendlichen-Psychotherapeut*innen in Westfalen-Lippe.
Als eine der größten Kassenärztlichen Vereinigungen in Deutschland sorgt die KVWL für die verlässliche ambulante Versorgung in der Region. Die KVWL übernimmt als Körperschaft des öffentlichen Rechts hoheitliche Aufgaben, hat sich aber in den vergangenen Jahren mehr und mehr zu einem (Service-)Partner für Mitglieder, Politik und Patienten und zum bedeutenden Player im deutschen Gesundheitswesen entwickelt.
Digitalisierung als Beitrag zum Employer Branding
Die Organisationseinheiten der KVWL waren in der Vergangenheit an unterschiedlichen Standorten in Westfalen-Lippe verteilt. Nach und nach wurden und werden diese in der Dortmunder Zentrale konzentriert. Die HR-Verantwortlichen hatten nun mit den Altlasten der ehemals verteilten Standorte zu kämpfen: Die Mitarbeiterakten wurden nach drei verschiedenen Aktenstrukturen geführt. Bei den alltäglichen Personalprozessen geriet diese Heterogenität zunehmend zum Flaschenhals. Um Abhilfe zu schaffen, wollte die KVWL eine digitale Aktenlösung einführen. Es galt, den Personalaktenbestand in ein einheitliches, digitales System zu überführen – mit dem Ziel, Routineaufgaben schneller zu bearbeiten, die Qualität zu verbessern und so die Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit zu erhöhen. Das Vorhaben entstand im Einklang mit der übergreifenden Strategie, sich zu einer durchweg modernen, digitalisierten Organisation zu entwickeln. Bestandteil dieser Vision ist auch, sich in der Region als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Ebenso wie andere öffentliche Organisationen steht die KVWL zunehmend vor der Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Eine zeitgemäße, digitale Arbeitsweise ist ein Kriterium, auf das Bewerber*innen heute Wert legen.
Mehr Gestaltungsfreiheit durch digitale Prozesse
Die KVWL verfügte bereits über eine hohe Kompetenz in der IT-Systemadministration der Lohnabrechnungssoftware P&I LOGA. Die HR-Fachadministratoren sollten auch die neue Aktenlösung selbstständig betreuen und bei Bedarf anpassen können. Um den Aufwand für Betrieb und Wartung gering zu halten, hat sich die Organisation für eine Cloud-Lösung entschieden. Im Ausschreibungsverfahren überzeugte forpeople. Nach gemeinsamer Definition der Aktenstruktur und Datenfelder, wie etwa Name, Personalnummer, Tarifgruppe etc., erfolgte der Transfer der Daten. Die Mitarbeiterstammdaten wurden als CSV-Dateien aus LOGA exportiert und über einen von forcont entwickelten Konnektor in forpeople importiert. Die Papierdokumente ließ die KVWL von einem Scan-Dienstleister systematisch scannen, um sie in die Cloud zu übertragen. Somit stehen die Akten der rund 2.000 Mitarbeiter*innen jetzt in einheitlicher Form zentral zur Verfügung – für effiziente, digitale Personalprozesse.
