GANZHEITLICHE PERSONALARBEIT
DIGITAL GEDACHT

Personaldokumente jederzeit im Zugriff

Seit dem Jahr 2022 wird die digitale Personalaktenlösung der forcont im Klinikum Itzehoe im Echt-Betrieb eingesetzt, mit vielen Vorteilen für die HR-Mitarbeiter. Alle personalrelevanten Unterlagen sind jederzeit schnell und von jedem Ort aus zugänglich. Besonders im Zuge von diversen Prüfungen, die im Krankenhausumfeld sehr häufig von verschiedenen Stellen und Behörden durchgeführt werden, können dank der komfortablen Filterfunktionen die richtigen Dokumente eines definierten Kreises (z. B. Abteilung oder Tätigkeit) einfach zusammenstellt werden. Eine weitere nützliche Funktion in dem Zusammenhang besteht darin, dass die Dokumente mit einem Barcode versehen sind. Vor dem Projekt waren die knapp 3.000 Papierakten, teils sehr dick und unübersichtlich aufgrund langer Unternehmenszugehörigkeiten, nur begrenzt zugänglich und konnten auch immer nur von einer Person eingesehen bzw. bearbeitet werden. Durch die Digitalisierung hat sich vieles deutlich verbessert: Die Arbeitsprozesse sind effizienter und transparenter geworden – ein absoluter Qualitätsgewinn.

Weniger Papier, mehr Service

Primäres Ziel der HR-Digitalisierung war für das Klinikum, sich von den vielen Papierakten zu verabschieden, deren Verwaltung ineffizient und zeitaufwendig war.  Um Informationen zu finden, mussten Stapel von Papier mühsam durchsucht werden, was oft zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung oder Durchführung von Aufgaben führte. Es galt, mehr Servicequalität zu gewinnen und die Prozesse insgesamt schlanker zu machen. Eine moderne Infrastruktur ist zudem auch ein wichtiges Marketinginstrument bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter im Personalbereich - weniger Verwaltungstätigkeit, mehr Zeit für Personalarbeit.

Mit der Einführung von forpeople konnte das Klinikum einen enormen Fortschritt erzielen. Die Vorteile der digitalen Personalakte sind vielfältig. Zum einen werden alle Dokumente zentralisiert und gespeichert, so dass es keine losen Blättern oder unvollständigen Akten mehr gibt. Zum anderen konnte die Personalabteilung schneller auf Anfragen reagieren und Aufgaben erledigen, da die Informationen nur wenige Klicks entfernt waren.

Einfache Implementierung und flexibler Ausbau

Die Umsetzung des gesamten Projektes lief reibungslos. Die Consultants der forcont waren überwiegend vor Ort, haben das System gemeinsam mit den Verantwortlichen im Klinikum eingerichtet und die Mitarbeiter geschult. Besondere Herausforderungen wie die komplexen IT-Berechtigungen einer KRITIS-Einrichtung mit kritischer Infrastruktur wurden genauso gemeistert wie jene Mitarbeiter mitzunehmen, die nicht unbedingt IT-affin sind. Inzwischen arbeitet jeder gern mit der digitalen Akte und sieht sie gerade in Zeiten vermehrter mobiler Arbeit als wertvolles Werkzeug. Die Lösung soll nun weiter ausgebaut werden: Abbildung weiterer Prozesse wie das Onboarding sowie Einführung der Arbeitgeberakte.