Anwenderprofil
ISS, mit dem Hauptsitz in Zürich, gehört zur ISS Gruppe und ist das führende Unternehmen für Facility Services in der Schweiz. ISS beschäftigt rund 12.000 Mitarbeiter und ist mit 36 Niederlassungen flächendeckend vertreten. Das Unternehmen ist auf die Erbringung von Integralen Facility Services spezialisiert und bietet Dienstleistungen rund um Betrieb und Unterhalt sowie Werterhaltung von Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen. Für die 40 Personalverantwortlichen stellt die Verwaltung der Akten der zahlreichen aktiven Mitarbeitenden eine große Herausforderung dar. Deswegen führte ISS bereits im Jahr 2009 ein digitales Archivierungssystem ein, um alle Akten vorschriftsmäßig sowie zeit- und platzsparend speichern und bearbeiten zu können. Jedoch stieß das System im Laufe der Zeit immer häufiger an seine Grenzen. Die schwarz-weiß gescannten Dokumente waren schlecht lesbar, die manuelle Ablage zeitraubend und es fehlte eine automatisierte Texterkennung, um Akten unkompliziert durchsuchen zu können.
Migration von 1,8 Millionen Dokumenten
Bereits während der Projektvorbereitungen analysierte forcont, wie sich die bestehenden digitalen Personalakten bestmöglich migrieren lassen. Die mehr als 1,8 Millionen Dokumente, die in Schwarz-Weiß im TIFF-Format existierten, mussten in PDF/A konvertiert werden, um die OCR-Texterkennung zu ermöglichen. Dies erlaubt den Mitarbeitern heute alle Dokumente schnell und zuverlässig zu durchsuchen. Zudem verbesserte man dadurch die Qualität der eingescannten Dokumente erheblich, sodass diese nun problemlos lesbar sind.
Intelligente Features überzeugen in Testphase
Wie sich die intelligenten Funktionalitäten von forpeople im Unternehmensalltag nutzen lassen, bewies forcont in einer ausführlichen Testphase inklusive Proof of Concept. forcont stellte ISS nicht nur eine Testversion der Lösung zur Verfügung, sondern gab den Verantwortlichen auch die Möglichkeit, die Lösung live im Einsatz bei einem anderen forcont-Kunden kennenzulernen. Heute profitieren die Mitarbeiter von zahlreichen Features. Dank des Dokumenterstellungs-Moduls auf Basis von Microsoft-Word-Vorlagen können die Personalverantwortlichen standardisierte Dokumente, wie Zustellungsbriefe, Arbeitszeugnisse oder Bestätigungen der Elternzeit, zeitsparend erstellen. HR-Mitarbeiter müssen nun nicht länger die Daten aus der Personalakte in ein Word-Dokument übertragen und dieses anschließend ins System hochladen. Stattdessen können sie das Dokument komfortabel direkt in der Akte erstellen und die in forpeople hinterlegten Daten automatisch in die Vorlage ziehen. Zusätzlich generiert das System einen QR-Code für jedes Dokument. Wird das Dokument dann beispielsweise zum Unterschreiben ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt, erkennt forpeople dank des QR-Codes automatisch den entsprechenden Mitarbeiter und das relevante Register und ordnet das Dokument somit richtig zu.
