Anwenderprofil
Die Hamburg Marketing GmbH ist federführende Institution bei der Vermarktung der Metropolregion Hamburg. Mehr als 1,8 Millionen Menschen leben in dem Stadtstaat, ganze fünf Millionen sind es in der gesamten Region zwischen Cuxhaven und Ludwigslust, Ostholstein und dem Heidekreis. Hamburg Marketing führt die Aktivitäten aller Marketing-Akteure der Stadt zu einem konsistenten Auftritt zusammen, mit dem Ziel, Image und Bekanntheit der Marke Hamburg national und international zu verbessern. Modernität und Zukunftsorientierung haben im Unternehmen einen hohen Stellenwert – dazu gehört auch die Automatisierung von internen Prozessen. Bei der Verwaltung seiner Geschäftsverträge setzt Hamburg Marketing seit April 2018 auf eine digitale Vertragsmanagement-Lösung.
Verträge digital besser verwalten
Eine ordnungsgemäße Dokumentation sämtlicher Verträge lag bereits vor, doch bislang verwaltete sie das Unternehmen ausschließlich in Papierform.
Um die Abläufe im Zusammenhang mit Verträgen in Zukunft einfacher und effizienter zu gestalten, hat sich die Hamburg Marketing GmbH am Ende eines Vergabeverfahrens für die Vertragsmanagement-Software forcontract entschieden. Die Lösung vereinfacht beispielsweise die Kontrolle der Vertragsfristen und der damit einhergehenden Risiken.
Optimierte Vertragsprüfung
Rechtzeitig vor Ablauf einer Frist sendet forcontract eine Benachrichtigungsmail an den jeweiligen Verantwortlichen, sodass sich dieser gegebenenfalls um die Kündigung oder Neuverhandlung des Vertrags kümmern kann. Neben der Fristenkontrolle erleichtert das Tool den Prozess der internen Auftragsprüfung im Vorfeld von Vertragsabschlüssen. Als öffentliches Unternehmen ist Hamburg Marketing dazu verpflichtet, seine Aufträge ab einer bestimmten Summe öffentlich auszuschreiben. Vor Einführung der Softwarelösung musste bei jeder Ausschreibung ein zeitintensiver manueller Prozess angestoßen werden. Das digitale Vertragsmanagement hat den Prozess deutlich vereinfacht. Jeder Vertrag ist nun als digitale Akte für alle berechtigten Mitarbeiter zentral verfügbar. Mehrere Personen können gleichzeitig Einsicht in die digitale Vertragsakte nehmen, Feedback zum Vertrag geben und ihre Freigabe erteilen. Dank einem Rollen- und Rechtesystem schützt forcontract vertrauliche Dokumente vor unberechtigtem Zugriff – und macht gleichzeitig alle Informationen rund um einen Vertrag für die Verantwortlichen jederzeit transparent.
