Anwenderprofil
Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) zählt zu den weltweit größten Autorengesellschaften für Werke der Musik. Sie verwaltet in Deutschland die Nutzungsrechte aus dem Urheberrecht von mehr als 68.000 Mitgliedern – darunter Komponisten, Textdichter und Musikverleger – sowie von über zwei Millionen Rechteinhabern aus aller Welt. Die GEMA ist an insgesamt sieben Standorten in ganz Deutschland vertreten, wobei am Standort Berlin neben einer Geschäftsstelle auch die Generaldirektion ihren Sitz hat. Die jeweiligen Geschäftsstellenleiter und ihre Personalsachbearbeiter verwalteten die Vertrags- und Personalakten früher vollständig papierbasiert, was zu zeitaufwendigen Prozessen in der Abstimmung mit den anderen Standorten führte. Insbesondere der Zugriff auf Personaldokumente war mit erheblichem logistischen und zeitlichen Aufwand verbunden. Anfang 2017 hat die GEMA darum das digitale Personalmanagement forpeople der forcont business technology gmbh eingeführt.
Standortübergreifende Einsicht in HR-Akten
Mit der Einführung der cloudbasierten HRM-Lösung forpeople hat die GEMA ein zentrales und einheitliches Ablagesystem geschaffen, das neben einer standardisierten Dokumenterstellung auch eine standortübergreifende Akteneinsicht ermöglicht. Der Prozess: In einem dreistufigen Verfahren wurden 30.000 Papierdokumente, darunter Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen, Versetzungen und andere Geschäftsschreiben, erst eingescannt und digitalisiert, dann nach Dokumentart klassifiziert und schließlich in die digitale Personalakte eingespielt.
Maßgeschneiderte Berechtigungskonzepte
Da es sich bei den Dokumenten im Personalbereich um vertrauliche, personenbezogene Informationen handelt und mit dem Personalmanager von forcont die erste Cloud-Anwendung im Unternehmen eingeführt wurde, involvierten die HR-Manager der GEMA frühzeitig den Betriebsrat und die internen Datenschutz-Verantwortlichen in das Projekt. Gemeinsam erarbeiteten sie ein Berechtigungskonzept, welche Zugriffsrechte auf Personalakten und deren Inhalte sowie Bereiche für Teams, Mitarbeiter und Abteilungen festlegen. Während HR-Sachbearbeiter einen dauerhaften Zugriff auf alle Dokumente haben, erhalten Führungskräfte und Mitarbeiter nur auf Anfrage Akteneinsicht – temporär und zum Teil eingeschränkt, je nach Dokumentart. Durch dieses neue Konzept zur Freigabe eines Zugriffs auf Personalakten haben sich die administrativen Prozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt. Neben einer compliance-konformen Dokumentation aller Aktivitäten profitiert die GEMA auch durch die integrierte Volltextsuche von forpeople – mit stark vereinfachten Recherchemöglichkeiten, da Dokumente nun wesentlich schneller und leichter auffindbar sind.
