Anwenderprofil
1932 als Städtische Gaswerke AG entstanden, gründete der Gasversorger inzwischen zahlreiche Tochterunternehmen. Der IT-Betrieb des Energiemanagers ist vollständig ausgelagert – an zwei Rechenzentrums-Betreiber und 40 verschiedene IT-Dienstleister. Die entsprechenden Verträge dazu verwaltete die GASAG lange im SAP-System und mittels Papierakten. Aufgrund der strategischen Neuausrichtung der IT-Strukturen musste jedoch eine neue Lösung gefunden werden, die diese große Anzahl von Vertragsbeziehungen transparent dokumentieren konnte. Da man bereits andere forcont-Anwendungen im Einsatz hatte, entschied die GASAG sich auch hier für das digitale Vertragsmanagement forcontract der forcont business technology gmbh.
Alle Daten, Dokumente und Termine
auf einen Blick
Um den reibungslosen Ablauf des IT-Betriebs zu gewährleisten, muss regelmäßig der Status der verschiedenen IT-Verträge überprüft werden: Beinhalten Software-Lizenzverträge die richtige Anzahl an Benutzern oder enthalten Wartungsverträge alle benötigten Leistungen? Soll ein Vertrag gekündigt oder verlängert werden, muss dies innerhalb der vertraglich festgelegten Frist geschehen. Andernfalls zieht das Mehrausgaben oder eine Beeinträchtigung der IT-Prozesse nach sich. Mit forcontract gelingt die Vertragsverwaltung zuverlässig.
Intuitive Benutzeroberfläche
Die Webanwendung von forcontract regelt nun die zentrale, digitale Ablage sämtlicher Verträge bei dem Energieversorger, einschließlich dazugehöriger Dokumente wie Bestellformulare. Dazu ist die Benutzeroberfläche in verschiedene Bereiche geteilt: In einem persönlichen Bereich erhalten GASAG-Mitarbeiter einen Überblick über anstehende Termine, deren Einhaltung sie verantworten, sowie über kürzlich angesehene oder bearbeitete Dokumente. Diese lassen sich auch direkt aufrufen und weiter bearbeiten.
In einem anderen Bereich finden sie eine Übersicht über sämtliche Vertragsakten, auf die sie Zugriff haben. In jeder einzelnen Akte sind alle vertragsrelevanten Daten und Dokumente verfügbar. Dazu gehören u.a. Informationen über Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Vertragsbeziehung, zuständige Abteilung, verantwortliche Mitarbeiter, Fristen, Berechtigungen und natürlich das Vertragsdokument selbst. Über den Katalog können Benutzer die gesuchte Vertragsakte schnell und einfach auffinden, sowohl über eine intelligente Volltextsuche wie auch über Filtersuche nach Kategorien.
