Dokumentenakte: Die Dokumentenakte zeigt in forquality alle wichtigen Informationen auf einen Blick: Status, Metadaten, Dokumentenvorschau, mitwirkende Dokumente, Begleitdokumente sowie Schulungsstatus
Lenkungsprozess: Der Lenkungsprozess beinhaltet den Standardprozess von der Erstellung bzw. Revision über den Freigabeprozess und anschließender Gültigsetzung eines Dokumentes bis zur Verteilung zur Leseschulung mit digitaler Lesebestätigung. Ebenso ist die Außerkraftsetzung Teil des Lenkungsprozesses.
Verteilung zu Leseschulung: Nach der Genehmigung eines Dokuments wird die Version an alle Mitarbeiter verteilt, die in dem Geltungsbereich tätig sind. Diese Information ist in den Mitarbeiterdaten hinterlegt, die Teil des Organisationsmodells sind. In den Mitarbeiterdaten kann die Befähigung des einzelnen Mitarbeiters anhand der Lesebestätigung zu jedem einzelnen
Dokument festgestellt werden. Umgekehrt kann zu jedem Dokument jederzeit recherchiert werden, welche Mitarbeiter die jeweilige Version eines Dokumentes gelesen und verstanden haben. Dies ersetzt komplett die manuell gepflegte Excel-basierte Mitarbeitermatrix. Wenn erforderlich, können Dokumente durch eine Ad-hoc-Schulung einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern jederzeit erneut zur Lesebestätigung vorgelegt werden.
Dokument festgestellt werden. Umgekehrt kann zu jedem Dokument jederzeit recherchiert werden, welche Mitarbeiter die jeweilige Version eines Dokumentes gelesen und verstanden haben. Dies ersetzt komplett die manuell gepflegte Excel-basierte Mitarbeitermatrix. Wenn erforderlich, können Dokumente durch eine Ad-hoc-Schulung einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern jederzeit erneut zur Lesebestätigung vorgelegt werden.
Freigabeprozess im Detail: Mithilfe von forquality werden Freigabeprozesse deutlich transparenter. Die Funktionalität von forquality unterstützt Sie in Ihrer Rolle als Autor, Prüfer oder Genehmiger von Dokumenten. Nachdem ein Autor im Zuge der Umsetzung eines Changes ein zugehöriges Dokument entsprechend geändert hat, kann der Prüfer die Änderungen fachlich freigeben. Im letzten Schritt wird dann die Genehmigung durch einen weiteren Benutzer erteilt. Seine Gültigkeit erhält das Dokument dann mit Erreichen des vorgegebenen Gültigkeitsdatums. Ob ein Dokument von mehr als einem Prüfer freigegeben werden muss, kann in Abhängigkeit vom Dokumententyp bestimmt werden.
Change Control: Die Änderung eines Dokumentes muss nachvollziehbar sein, daher muss der Autor eines Dokumentes auch zwingend den Änderungsgrund angeben. Hierbei wählt der Autor den Grund aus einer Liste aus und beschreibt ihn in einem Textfeld.
Kontrollierter Ausdruck: Weil Dokumente nicht überall in digitalem Format zur Verfügung gestellt werden können, bietet das forquality QM-Handbuch die Möglichkeit, Dokumente mit einem Wasserzeichen auszudrucken. Hierbei kann das Druckdatum und der Verwendungszweck des Druckes im Wasserzeichen ausgegeben werden.
Zusatzfelder: Obwohl forquality bereits die wichtigsten Felder zur Klassifizierung bereitstellt, können Sie selbst noch weitere Felder definieren und die Klassifizierung der Dokumente somit Ihrer individuellen Organisationsstruktur anpassen.