Wer hat Zugang zur Personalakte? Rechte und Pflichten im Überblick

Die Personalakte ist ein zentraler Bestandteil der Personalverwaltung in Unternehmen. Sie enthält sensible Daten über Mitarbeitende, wie Vertragsunterlagen, Gehaltsinformationen, Abmahnungen und Leistungsbeurteilungen. Daher stellt sich die Frage: Wer darf überhaupt auf diese Akte zugreifen? In diesem Beitrag klären wir die rechtlichen Grundlagen und zeigen, wie der Zugriff geregelt sein sollte.

Was sagt das Gesetz?

In Deutschland wird der Umgang mit Personalakten vor allem durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Arbeitsrecht geregelt. Grundsätzlich gilt:

• Datenminimierung und Zweckbindung: Arbeitgeber dürfen nur die Daten erheben und verarbeiten, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind.

• Zugriffsrechte: Der Zugriff auf Personalakten ist streng zu reglementieren, um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu schützen.

• Einsichtsrecht: § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) regelt, dass Mitarbeitende das Recht haben, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen.

Zusätzlich gelten für Beschäftigte im öffentlichen Dienst und für Beamtinnen und Beamte weitere spezielle gesetzliche Regelungen:

• Beamtengesetze wie das Bundesbeamtengesetz (BBG) oder entsprechende Landesgesetze enthalten spezifische Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Personalakten.

• Aufbewahrungsfristen: Nach § 50 BBG i. V. m. den Personalaktenverordnungen (z. B. PersAktV des Bundes) müssen Personalakten bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Beamtenverhältnisses aufbewahrt werden. In bestimmten Fällen (z. B. Disziplinarverfahren) gelten verlängerte Fristen.

• Einsichtsrechte für Beamtinnen und Beamte sind ebenfalls gesetzlich geregelt (§ 112 BBG): Sie haben jederzeit das Recht, ihre Personalakten einzusehen, ggf. mit Beistand.

Diese Regelungen machen deutlich, dass Arbeitgeber – sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Dienst – rechtlich verpflichtet sind, hohe Standards beim Zugriff auf und bei der Aufbewahrung von Personalakten einzuhalten.

2. Wer darf die Personalakte einsehen?

• Arbeitgeber und Personalabteilung

Der Arbeitgeber oder Vertreter der Personalabteilung dürfen auf die Personalakte zugreifen, wenn dies für die Verwaltung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist. Dazu gehören Aufgaben wie:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Vertragsänderungen
• Beurteilungen oder disziplinarische Maßnahmen

• Vorgesetzte

Führungskräfte dürfen nur dann Einblick erhalten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist, z. B. für Leistungsbeurteilungen oder bei disziplinarischen Maßnahmen.

• Betriebsrat

Der Betriebsrat hat nur in bestimmten Fällen Zugriff auf die Personalakte, etwa wenn ein Mitarbeitender dies ausdrücklich wünscht (z. B. bei einem Einspruch gegen eine Abmahnung). Ein generelles Zugriffsrecht besteht nicht.

• Externe Dienstleister

Wenn externe Dienstleister (z. B. Lohnabrechnungsfirmen) in die Bearbeitung von Personalakten eingebunden werden, müssen strenge Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Dazu gehört der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Rechte der Mitarbeitenden

Einsichtnahme: Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Sie können auch eine Kopie von Dokumenten verlangen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass keine falschen oder unvollständigen Informationen gespeichert sind.

Korrektur und Löschung: Falls fehlerhafte oder veraltete Daten in der Akte enthalten sind, können Mitarbeitende eine Berichtigung oder Löschung verlangen.

Begleitung bei Einsichtnahme: Ein Mitarbeitender darf bei der Einsichtnahme eine Person seines Vertrauens hinzuziehen, z. B. ein Betriebsratsmitglied oder einen Anwalt.

4. Datenschutz: So schützen Unternehmen die Personalakte

Unternehmen sind verpflichtet, den Zugriff auf Personalakten zu beschränken und durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zu sichern. Dazu gehören:

• Zugriffsprotokolle: Jeder Zugriff auf digitale Personalakten sollte dokumentiert werden.
• Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff erhalten.
• Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselte Daten und Passwortschutz sind unverzichtbar.
• Schulungen: Mitarbeitende, die mit Personalakten arbeiten, sollten regelmäßig in Datenschutzfragen geschult werden.
  
  

5. Verstöße gegen die Zugriffsrechte

Ein unberechtigter Zugriff auf Personalakten kann ernsthafte Konsequenzen haben:

• Arbeitsrechtliche Folgen: Für den unberechtigt zugreifenden Mitarbeitenden drohen Abmahnungen oder Kündigungen.
• Datenschutzrechtliche Konsequenzen: Unternehmen können mit hohen Geldbußen nach der DSGVO belegt werden.

6. Digitale Personalakten: Mehr Sicherheit und Effizienz

Die elektronische Personalakte revolutioniert die Personalverwaltung durch ein durchdachtes Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten streng regelt. Sie kombiniert Effizienz mit höchsten Datenschutzstandards, indem sie genau steuert, wer welche Daten einsehen darf. Mit individuell einstellbaren Zugriffsrechten wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten, während lückenlose Protokollierungen jede Aktivität nachvollziehbar machen.:

Fazit

Der Zugriff auf die Personalakte ist streng reglementiert und dient dem Schutz der sensiblen Daten der Mitarbeitenden. Arbeitgeber sollten klare Regeln und Prozesse definieren, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Einsicht nehmen können. Mitarbeitende haben jederzeit das Recht, ihre Daten einzusehen und deren Korrektheit zu überprüfen.

Ein verantwortungsvoller Umgang mit der Personalakte stärkt nicht nur den Datenschutz, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen.

Mit unserer Softwarelösung forpeople bieten wir Ihnen eine digitale Personalaktenverwaltung, die höchste Datenschutzstandards erfüllt und den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten präzise steuert. Mit individuell einstellbaren Zugriffsrechten, sicheren Cloud-Technologien und einer intuitiven Bedienoberfläche erleichtert forpeople die Personalverwaltung und schützt gleichzeitig die Vertraulichkeit Ihrer Daten. Entdecken Sie, wie forpeople Ihre HR-Prozesse effizienter und sicherer macht!