Dokumente erkennen, Informationen extrahieren und Prozesse automatisieren: Künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten für ein intelligentes Dokumentenmanagement. Gemeinsam mit EVY Solutions erweitert forcont seine Lösungen um KI-basierte Dokumentenanalyse.
Ob Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder andere geschäftsrelevante Dokumente: In Unternehmen entstehen täglich große Mengen an Informationen. Viele davon liegen bereits digital vor. Trotzdem müssen Mitarbeitende Dokumente häufig noch öffnen, Inhalte prüfen, relevante Daten heraussuchen und sie manuell den richtigen Vorgängen zuordnen.
Das kostet Zeit und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten.
Doch was wäre, wenn Dokumente nicht nur digital abgelegt, sondern auch automatisch analysiert und verarbeitet werden könnten?
Genau hier setzt die KI-gestützte Dokumentenanalyse an.
Künstliche Intelligenz kann Dokumenteninhalte analysieren, relevante Informationen erkennen und Dokumente anhand ihres Inhalts klassifizieren. Dadurch lassen sich Informationen automatisiert erfassen und für weitere Geschäftsprozesse bereitstellen.
Der Ablauf lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen:
1. Dokument erfassen
Ein Dokument gelangt ins System – beispielsweise als Scan, PDF oder digitale Datei.
2. Inhalte erkennen
Die KI analysiert das Dokument und identifiziert relevante Informationen.
3. Dokument zuordnen
Anhand der erkannten Inhalte kann das Dokument klassifiziert und dem passenden Vorgang oder Ablagebereich zugeordnet werden.
4. Informationen weiterverarbeiten
Die erfassten Daten können für nachgelagerte Geschäftsprozesse und bestehende Workflows bereitgestellt werden.
So wird aus einem Dokument nicht nur eine Datei, sondern eine nutzbare Informationsquelle für digitale Prozesse.
Die Kombination aus KI und Dokumentenmanagement kann Unternehmen an mehreren Stellen unterstützen.
Entscheidend ist dabei das Zusammenspiel von KI und Dokumentenmanagement. Denn erkannte Informationen entfalten ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn sie auch an der richtigen Stelle verfügbar sind und in den passenden Prozess einfließen.
Mit der strategischen Partnerschaft mit EVY Solutions erweitert forcont sein Portfolio um die KI-basierte Dokumentenanalyse von Evy Xpact.
Die Technologie ergänzt die Lösungen der forcont factory Suite um Funktionen zur Erkennung, Analyse und Klassifizierung von Dokumenteninhalten. Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten können dadurch automatisiert erfasst, verarbeitet und für nachgelagerte Geschäftsprozesse bereitgestellt werden.
Die Integration ergänzt unter anderem die Lösungen forprocess, forpeople, forcontract und forbpm. So verbindet forcont seine Expertise im Enterprise Content Management (ECM) mit moderner KI-Technologie – mit dem Ziel, dokumentenbasierte Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz: Laut forcont wird die KI-Technologie von EVY Solutions vollständig in Deutschland betrieben und verarbeitet Daten DSGVO-konform.
Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung beginnt nicht erst bei der digitalen Archivierung. Sie beginnt dort, wo Informationen automatisch erkannt, sinnvoll zugeordnet und für die weitere Bearbeitung nutzbar gemacht werden.
KI kann dabei helfen, manuelle Routinen zu reduzieren und dokumentenbasierte Prozesse intelligenter zu gestalten. Welche Möglichkeiten sich daraus in der Praxis ergeben, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und der Einbindung in bestehende Prozesse ab.
Wie funktioniert KI-gestützte Dokumentenanalyse konkret? Und wie lassen sich erkannte Informationen für automatisierte Dokumentenprozesse nutzen?
In unserem Webinar „KI trifft Dokumentenmanagement“ am 29. Oktober 2026 erfahren Sie mehr über die Verbindung von KI und Dokumentenmanagement und lernen die Möglichkeiten der Zusammenarbeit von forcont und EVY Solutions kennen.
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