Vor Beginn des SAP-Projekts zur Optimierung der Reisekostenabrechnung standen Unternehmen vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Die manuelle Erfassung von Papierbelegen bei Dienstreisen führte zu einem hohen Zeitaufwand und war anfällig für Fehler. Zudem gestalteten sich die Freigabe- und Prüfungsprozesse durch verschiedene Abteilungen im Unternehmen als komplex und langwierig. Die Ablage und Nachverfolgung der Belege in einem herkömmlichen Papierarchiv stellte eine weitere Hürde dar.
Das Hauptziel des SAP-Projekts bestand darin, die Reisekostenabrechnung zu digitalisieren und zu vereinfachen. Hierbei sollte der manuelle Aufwand reduziert und die Effizienz gesteigert werden. Zusätzlich sollte die Lösung die Einbindung von Niederlassungen in Europa erleichtern, ohne dass physische Belege den Unternehmensstandort verlassen müssen.
Um diese Ziele zu erreichen, wurde ein neues Abrechnungsformular in SAP-HR eingeführt, das einen Barcode aus Reisenummer und Personalnummer enthielt. Dieses Formular wurde von der Buchhaltung ausgefüllt und zusammen mit den Belegen zur Prüfung weitergeleitet. Nach der Freigabe wurden Formular und Belege an einer zentralen Scanstelle gescannt, wobei der Barcode als Identifikator diente, um die Belege automatisch mit der entsprechenden Abrechnung in SAP-HR zu verknüpfen und digital zu archivieren.
Die Implementierung dieser Lösung führte zu einer deutlichen Verbesserung der Prozesse. Die digitale Archivierung vereinfachte die Papierablage und ermöglichte einen effizienten Zugriff auf die Belege. Zudem konnten ausländische Bearbeiter ohne physischen Belegversand in den Abrechnungsprozess integriert werden.
Obwohl das SAP-Projekt bereits wesentliche Verbesserungen brachte, strebt das Unternehmen weiterhin nach Innovation und sucht nach Möglichkeiten, den Prozess weiter zu optimieren und den Papierverbrauch weiter zu reduzieren. Geplant sind unter anderem die Einführung eines Self-Service-Portals zur Eingabe von Reisedaten und die elektronische Prüfung der Abrechnungsbelege.
Dieser Artikel wurde ursprünglich am 18.11 2013 auf forcont.de veröffentlicht.