Der Schutz von sensiblen Daten ist ein wichtiges Thema, insbesondere im Zusammenhang mit digitalen Vertragsmanagement-Systemen. Denn bei der Verwaltung von Verträgen und anderen Dokumenten werden hin und wieder auch personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet. Unternehmen müssen den Datenschutz im digitalen Vertragsmanagement ernst nehmen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Wir haben Ihnen die wichtigsten 8 Fakten zusammengetragen, die Sie beim Datenschutz unbedingt beachten sollten.
1. Einhaltung geltender Datenschutzgesetze und –Vorschriften
Datenschutzgesetze im digitalen Vertragsmanagement werden in der Regel durch die Implementierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen eingehalten. Dazu gehören beispielsweise die Verschlüsselung von sensiblen Daten, die Einhaltung von Zugriffsbeschränkungen und die regelmäßige Überwachung von Sicherheitsvorfällen. Notwendig ist auch, dass Mitarbeiter über die Datenschutzbestimmungen unterrichtet und regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Vorschriften und Verfahren einhalten. Zudem sollte auch eine Datenschutzrichtlinie im Unternehmen vorhanden sein, die die Verarbeitung solcher Daten regelt und die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherstellt.
2. Sicherheit der Datenübertragung und –Speicherung
Ein digitales Vertragsmanagement kann die Datenübertragung und Datenspeicherung sicherstellen, indem es verschiedene Technologien und Verfahren verwendet, wie zum Beispiel:
- Verschlüsselung: Sensible Daten werden verschlüsselt, bevor sie übertragen oder gespeichert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben.
- Zugriffsbeschränkungen: Es werden Zugriffsbeschränkungen eingerichtet, um zu gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.
- Überwachung: Es werden regelmäßige Überwachungen durchgeführt, damit keine unautorisierten Zugriffe oder Sicherheitsvorfälle stattfinden.
- Backups: Regelmäßige Backups der Daten werden erstellt, damit im Falle eines Verlusts der Daten eine Wiederherstellung möglich ist.
- Cloud-Speicherung: Einige digitale Vertragsmanagement-Systeme nutzen die Cloud-Speicherung, um Daten sicher und redundante gespeichert zu haben.
3. Zugriffsbeschränkungen auf vertrauliche Daten
Zugriffsbeschränkungen im digitalen Vertragsmanagement werden in der Regel durch die Verwendung von Zugriffsrechten und Rollen-Verteilung gesteuert.
- Zugriffsrechte: Jeder Benutzer des Systems wird mit bestimmten Zugriffsrechten ausgestattet, die festlegen, welche Bereiche des Systems und welche Funktionen er aufrufen und verwenden darf.
- Rollen-Verteilung: Benutzer werden in verschiedene Rollen eingeteilt, die bestimmte Zugriffsrechte und Berechtigungen für das System festlegen. Beispiele für Rollen können sein: Administratoren, Benutzer, Gäste usw.
- Authentifizierung: Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf das System haben, wird in der Regel eine Authentifizierung erforderlich, die über Passwörter, biometrische Verfahren oder Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen kann.
- Audit-Trails: Es werden Audit-Trails geführt, die alle Aktivitäten im System aufzeichnen und es ermöglichen, jeden Zugriff und jede Aktion auf die Daten nachzuvollziehen und gegebenenfalls zu rückverfolgen.
Die Zugriffsbeschränkungen sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie angemessen und effektiv sind und dass die Daten immer geschützt sind.
4. Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften
Grundsätzlich sollte die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften im digitalen Vertragsmanagement regelmäßig überprüft werden. Dies kann je nach Risiko, dem die Daten ausgesetzt sind, unterschiedlich häufig sein. Es wird empfohlen, mindestens einmal pro Jahr eine Überprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Datenschutzmaßnahmen noch angemessen und aktuell sind. In bestimmten Fällen, in denen das Risiko höher ist, kann es jedoch erforderlich sein, die Überprüfungen häufiger durchzuführen.
5. Verschlüsselung von sensiblen Daten
Sensible Daten im digitalen Vertragsmanagement werden in der Regel durch die Verwendung von verschiedenen Verschlüsselungsverfahren verschlüsselt, um zu gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
- Symmetrische Verschlüsselung: Hierbei wird ein gemeinsamer Schlüssel verwendet, sowohl zum Verschlüsseln als auch zum Entschlüsseln der Daten. Beide Parteien, die die Daten verschicken und empfangen, besitzen den gleichen Schlüssel.
- Asymmetrische Verschlüsselung: Hierbei werden zwei Schlüssel verwendet, ein öffentlicher und ein privater Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird verwendet, um die Daten zu verschlüsseln und der private Schlüssel wird verwendet, um die Daten zu entschlüsseln.
- Hybrid Verschlüsselung: Diese Methode kombiniert die Vorteile beider Verfahren, indem sie einen symmetrischen Schlüssel verwendet, um die Daten zu verschlüsseln und einen asymmetrischen Schlüssel, um den symmetrischen Schlüssel zu verschlüsseln und zu übertragen.
Wichtig: Die Verwendung der Verschlüsselungsverfahren und die Verwaltung der Schlüssel müssen periodisch überprüft werden, damit sie immer auf dem neusten Stand sind und die Daten geschützt bleiben.
6. Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust oder –Diebstahl
Um Datenverlust im digitalen Vertragsmanagement zu vermeiden gibt es mehrere Maßnahmen die man ergreifen kann:
- Regelmäßige Backups: Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Erstellung regelmäßiger Backups der Daten, um im Falle eines Verlusts eine Wiederherstellung zu ermöglichen.
- Redundante Speicherung: Die Daten sollten an mehreren Orten gespeichert werden, sodass im Falle eines Ausfalls einer Speicherstelle immer noch eine Kopie der Daten verfügbar ist.
- Verschlüsselung: Die Verschlüsselung der Daten kann helfen, Datenverlust durch unautorisierten Zugriff zu vermeiden.
- Überwachung: Regelmäßige Überwachung des Systems kann helfen, Datenverlust durch unbefugten Zugriff oder Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
- Fehlerbehebung: Eine regelmäßige Wartung des Systems und die Behebung von Fehlern kann helfen, Datenverlust durch technische Probleme zu vermeiden.
- Schulung der Mitarbeiter: Schulung der Mitarbeiter in sicheren Arbeitspraktiken und im Umgang mit dem Vertragsmanagement-System kann helfen, Datenverlust durch menschliches Versagen zu vermeiden.
Eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Maßnahmen an die aktuellen Bedrohungen und Risiken ist hierbei notwendig, um die Daten bestmöglich zu schützen.
7. Mitteilung von Datenpannen
Eine Mitteilung von Datenpannen im digitalen Vertragsmanagement sollte so schnell wie möglich nach Feststellung des Vorfalls erfolgen. Folgende Schritte sollten befolgt werden:
- Erkennung: Sobald eine Datenpanne erkannt wird, sollte die Ursache schnell ermittelt werden.
- Analyse: Die Auswirkungen der Datenpanne sollten untersucht werden, um die betroffenen Daten und die betroffenen Personen zu identifizieren.
- Benachrichtigung: Die betroffenen Personen und die zuständigen Behörden sollten unverzüglich über die Datenpanne informiert werden.
- Maßnahmen: So schnell wie möglich sollten Maßnahmen ergriffen werden, um den Datenverlust zu minimieren und weitere Schäden zu vermeiden.
- Nachverfolgung: Es sollten regelmäßig Fortschrittsberichte erstellt werden, um den Fortschritt bei der Behebung der Datenpanne und den Schutz der betroffenen Daten nachverfolgen zu können.
- Lernen: Die Durchführung von Analysen helfen dabei, die Gründe für die Datenpanne zu identifizieren und zukünftige Risiken zu minimieren.
Die Mitteilung der Datenpanne muss schnell, transparent und umfassend sein, um sicherzustellen, dass die betroffenen Personen und die zuständigen Behörden schnell handeln können und das Vertrauen der betroffenen Personen in das Unternehmen erhalten bleibt.
8. Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter und Kunden zum Datenschutz im Unternehmen
Mitarbeiter und Kunden benötigen verschiedene Informationen zum Datenschutz im Unternehmen, damit sie ihre Rechte und Pflichten kennen und verstehen, und um sicherzustellen, dass ihre persönlichen Daten geschützt werden. Folgende Informationen benötigen Mitarbeiter und Kunden:
- Datenschutzrichtlinie: Mitarbeiter und Kunden sollten Zugang zur Datenschutzrichtlinie des Unternehmens haben, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt.
- Verarbeitungszwecke: Mitarbeiter und Kunden sollten wissen, für welche Zwecke ihre persönlichen Daten verarbeitet werden und welche Rechte sie in Bezug auf die Verarbeitung ihrer Daten haben.
- Datensicherheit: Mitarbeiter und Kunden sollten wissen, welche Maßnahmen das Unternehmen ergreift, um ihre persönlichen Daten zu schützen und welche Risiken es gibt.
- Kontaktdaten: Mitarbeiter und Kunden sollten die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Unternehmens kennen, damit sie sich im Falle von Fragen oder Bedenken an ihn wenden können.
- Datenschutzschulungen: Mitarbeiter sollten regelmäßig über Datenschutz geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Vorschriften und Verfahren einhalten.
- Datenpannen: Mitarbeiter und Kunden sollten wissen, wie sie im Falle einer Datenpanne informiert werden und welche Schritte das Unternehmen ergreift, um den Schaden zu minimieren und weitere Schäden zu vermeiden.
Diese Informationen müssen klar, verständlich und leicht zugänglich sind, um garantieren zu können, dass Mitarbeiter und Kunden sie verstehen und ihre Rechte und Pflichten kennen.
Anforderungen zur Einwilligung von Betroffenen in die Verarbeitung ihrer Daten können durch die Einhaltung bestimmter Verfahren und Praktiken eingehalten werden.
Unternehmen müssen die Anforderungen an die Einwilligung sorgfältig prüfen und entsprechende Verfahren und Praktiken implementieren, um sicherzustellen, dass sie den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Rechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben.
Um sicherzustellen, dass Unternehmen den Datenschutz im digitalen Vertragsmanagement ernst nehmen, empfiehlt es sich generell, externe Datenschutzexperten hinzuzuziehen.