Die Automatisierung von Workflows ist ein zentraler Bestandteil des Business Process Managements (BPM) und verspricht Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und Fehlerreduzierungen. Doch neben diesen Chancen gibt es auch typische Fehler, die bei der Implementierung vermieden werden sollten. In diesem Beitrag beleuchten wir die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Workflow-Automatisierung, die damit verbundenen Vorteile sowie häufige Stolpersteine.
Workflow-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie, um wiederkehrende Aufgaben und Prozessschritte innerhalb eines Unternehmens strukturiert und digital umzusetzen. Dabei wird ein Geschäftsprozess mithilfe von Software automatisiert – das Resultat ist ein digitaler Workflow. Ziel ist es, Abläufe effizienter, konsistenter und ressourcenschonender zu gestalten.
Workflow-Automatisierung findet in nahezu allen Unternehmensbereichen Anwendung. Hier einige Beispiele:
Personalwesen: Automatisierung von Einstellungsprozessen, Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterentwicklungsplänen.
Kundenservice: Bearbeitung von Kundenanfragen, Beschwerden und Rückerstattungen durch automatisierte Systeme.
Finanzabteilung: Automatisierung von Rechnungsstellung, Buchhaltung und internen Audits.
Produktion: Steuerung von Materialmanagement, Produktionsabläufen und Qualitätskontrollen.
Logistik: Verwaltung von Lagerbeständen, Versandprozessen und Wareneingängen durch automatisierte Workflows.
Effizienzsteigerung: Digitale Abläufe verkürzen Durchlaufzeiten und entlasten Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben.
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse unterstützen die präzise und zuverlässige Umsetzung vordefinierter Abläufe.
Kostensenkung: Ressourcenschonende Prozesse helfen dabei, interne Aufwände und damit verbundene Kosten zu reduzieren.
Konsistenz: Durch definierte Workflows werden Aufgaben stets nach denselben Regeln ausgeführt – unabhängig von Person oder Zeitpunkt.
Compliance: Automatisierte Protokolle und Dokumentationen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.
Mehr zur Wahl des richtigen Automatisierungsansatzes: No Code oder Low Code in der Workflow-Automatisierung: Chancen und Herausforderungen
Unzureichende Prozessanalyse: Ohne eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse kann die Automatisierung ineffizient oder fehlerhaft sein.
Überautomatisierung: Nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung. Es gilt abzuwägen, welche Aufgaben manuell besser durchgeführt werden sollten.
Fehlende Flexibilität: Starre Automatisierungslösungen können Anpassungen erschweren, insbesondere wenn sich Geschäftsanforderungen ändern.
Mangelnde Mitarbeitereinbindung: Ohne Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden kann es zu Widerständen und Fehlbedienungen kommen.
Vernachlässigte Weiterentwicklung: Workflows sollten bei veränderten Geschäftsanforderungen oder neuen Rahmenbedingungen überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dies bedeutet nicht zwangsläufig regelmäßige Änderungen, sondern vielmehr ein bewusstes Monitoring, um die Aktualität und Relevanz der automatisierten Abläufe sicherzustellen.
Die Workflow-Automatisierung im Rahmen des BPM bietet Unternehmen erhebliche Chancen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Durch den gezielten Einsatz können Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und die Fehlerquote reduziert werden. Allerdings ist es essenziell, typische Fehler zu vermeiden, indem Prozesse sorgfältig analysiert, geeignete Automatisierungsbereiche identifiziert und Mitarbeiter aktiv eingebunden werden. Eine durchdachte und flexible Implementierung der Workflow-Automatisierung legt den Grundstein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.