Wo liegt der Vertrag mit dem Kunden? Wann läuft die Vereinbarung aus? Welche Kündigungsfrist gilt? Wer hat den letzten Nachtrag freigegeben? Und welche Version ist eigentlich die aktuelle?
→ „Frag Sabine.“
In vielen Unternehmen gibt es für all diese Fragen eine Person, die erstaunlich oft die richtige Antwort kennt. Nennen wir sie Sabine.
Sabine kennt die Verträge, weiß, wo die Dokumente liegen, kennt die wichtigsten Fristen und hat im Kopf, was bei welchem Vertrag zu beachten ist.
Das funktioniert – bis es irgendwann nicht mehr funktioniert.
Denn ein gutes Vertragsmanagement sollte nicht davon abhängen, dass eine einzelne Person den Überblick behält.
Das Problem ist dabei nicht Sabine. Im Gegenteil: Sie ist vermutlich ausgesprochen gut organisiert und kennt die Verträge ihres Unternehmens sehr genau.
Das eigentliche Problem entsteht, wenn Vertragswissen nicht zentral verfügbar ist, sondern über Jahre bei einzelnen Personen gewachsen ist.
Dann sieht der Alltag beispielsweise so aus:
„Wo finde ich den Vertrag mit Lieferant XY?“
„Frag Sabine.“
„Wann können wir den Vertrag kündigen?“
„Frag Sabine.“
„Gibt es dazu noch einen Nachtrag?“
„Frag Sabine.“
„Wer ist für den Vertrag verantwortlich?“
„Frag Sabine.“
Je größer ein Unternehmen wird, desto problematischer kann diese Abhängigkeit werden.
Denn Verträge werden nicht weniger, sondern mehr. Neue Lieferanten kommen hinzu, Kundenverträge werden verlängert, Vereinbarungen geändert und Nachträge ergänzt.
Und irgendwann reicht persönliches Wissen allein nicht mehr aus.
Ein einfacher Selbsttest - beantworten Sie spontan diese fünf Fragen:
Und jetzt die entscheidende Frage:
Könnten mehrere Personen diese Fragen beantworten – oder würde mindestens eine Antwort mit „Frag mal …“ beginnen?
Wenn Letzteres der Fall ist, lohnt sich ein genauerer Blick auf das eigene Vertragsmanagement.
Vertragsmanagement bedeutet weit mehr, als Verträge irgendwo digital abzuspeichern.
Ein Vertrag besteht häufig aus mehreren Informationen und Dokumenten:
Wenn diese Informationen an unterschiedlichen Stellen gespeichert sind, müssen Mitarbeitende sie zunächst zusammensuchen. Das kostet Zeit und erhöht gleichzeitig das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen werden.
Besonders kritisch wird es bei Fristen. Denn ein Vertrag kann noch so ordentlich abgelegt sein: Wenn niemand rechtzeitig daran denkt, dass eine Kündigung oder Verlängerung ansteht, hilft die schönste Ordnerstruktur wenig.
Genau hier setzt ein digitales Vertragsmanagement an.
Mit forcontract können Verträge zentral verwaltet und strukturiert in digitalen Vertragsakten abgebildet werden. Relevante Vertragsinformationen und Dokumente werden dabei an einem zentralen Ort zusammengeführt.
So geht es nicht mehr darum, herauszufinden, wer etwas weiß oder wo etwas abgelegt wurde. Stattdessen können die benötigten Informationen direkt in der digitalen Vertragsakte gefunden werden.
Auch Laufzeiten und Fristen lassen sich strukturiert verwalten und überwachen. Damit wird aus einer statischen Dokumentenablage ein aktives Vertragsmanagement.
Ein zentraler Vorteil eines strukturierten Vertragsmanagements liegt darin, dass Wissen nicht ausschließlich an einzelne Personen gebunden ist.
Statt: „Sabine weiß das.“
lautet die Frage künftig: „Wo finde ich die Information?“
Und die Antwort liegt im System.
Das schafft nicht nur mehr Transparenz für einzelne Mitarbeitende. Auch Vertretungen, neue Kolleginnen und Kollegen oder andere beteiligte Abteilungen können schneller auf die Informationen zugreifen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Ein besonders wichtiger Bestandteil des Vertragsmanagements sind Fristen und Termine.
Denn Vertragsfristen gehören zu den Informationen, bei denen ein „Das wollte ich mir eigentlich noch merken“ schnell teuer werden kann.
Eine digitale Vertragsverwaltung kann dabei unterstützen, relevante Termine zentral zu erfassen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu hinterlegen.
So wird aus:
„Ich glaube, Sabine hat das auf dem Schirm.“
ein strukturierter Prozess:
Vertrag → Frist → Verantwortlichkeit → Aufgabe → Termin
Das schafft eine deutlich bessere Grundlage, um Vertragsfristen zuverlässig zu verfolgen.
Ein modernes Vertragsmanagement sollte deshalb nicht nur die Frage beantworten:
„Wo liegt mein Vertrag?“
Sondern auch:
Je einfacher diese Fragen beantwortet werden können, desto weniger Vertragswissen bleibt in einzelnen Köpfen verborgen.
Natürlich wird auch ein digitales Vertragsmanagement nicht dafür sorgen, dass niemand mehr über Verträge sprechen muss.
Sabine darf weiterhin diejenige sein, die sich mit Verträgen besonders gut auskennt.
Aber sie sollte nicht gleichzeitig das einzige „System“ sein, das weiß, was mit den Verträgen des Unternehmens passiert.
Mit forcontract können Unternehmen ihr Vertragsmanagement zentralisieren, Vertragsinformationen strukturiert verwalten und Fristen sowie Verantwortlichkeiten im Blick behalten.
Damit wird Vertragswissen für die Personen verfügbar, die es benötigen – und nicht nur für diejenigen, die wissen, wen sie fragen müssen.
„Frag Sabine“ ist ein guter Anfang. Aber kein langfristiges Vertragsmanagement. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto wichtiger werden zentrale Informationen, klare Verantwortlichkeiten und ein zuverlässiger Überblick über Laufzeiten und Fristen.
Denn: "Menschen sollten Verträge managen. Aber Menschen sollten nicht das Vertragsmanagement sein."
Wie viele Ihrer Vertragsfragen enden aktuell mit „Frag mal …“?
Wie lässt sich eine digitale Vertragsakte sinnvoll im Unternehmen einsetzen? Wie können Verträge zentral verwaltet und Fristen zuverlässig im Blick behalten werden? Und welche Vorteile bietet ein strukturiertes digitales Vertragsmanagement im Arbeitsalltag?
In unserem regelmäßig stattfindenden Webinar „Digitale Vertragsakte forcontract“ zeigen wir Ihnen praxisnah, wie forcontract funktioniert und wie Unternehmen ihr Vertragsmanagement digital und übersichtlich gestalten können.
👉 Jetzt zum Webinar informieren und anmelden
Webinar „Digitale Vertragsakte forcontract“
Erfahren Sie, wie digitales Vertragsmanagement dabei helfen kann, Vertragswissen zentral verfügbar zu machen und Verträge, Fristen und Zuständigkeiten strukturiert im Blick zu behalten.