Elektronische Signatur im digitalen Vertragsmanagement

Geschrieben von forcont | 27. Juni 2024

In unserem aktuellen Tutorial stellen wir Ihnen die elektronsiche Signatur im digitalen Vertragsmanagement forcontract vor – Vertragsdokumente können in forcontract unter Verwendung des Signaturdienstes DocuSign spielend leicht elektronisch signiert werden.

Möchte man den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages digital gestalten, ist nicht nur ein digitales Vertragsmanagement wichtig, sondern auch eine elektronische Signaturlösung. Mit der Einführung einer elektronischen Signatur kann ein Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Denn wenn eine Unterschriftenrunde statt Tagen oder gar Wochen nur noch Stunden dauert, können Verträge schneller abgeschlossen und auch ausgeführt werden. Das Thema der elektronischen Signatur ist nicht nur für global agierende Unternehmen wichtig. Auch mittelständische Unternehmen können bei Homeoffice-Regelungen sowie bei Beschäftigung von freiberuflich tätigen Personen enorm davon profitieren.

Elektronische Signatur in forcontract

In forcontract können Vertragsdokumente unter Verwendung des Signaturdienstes DocuSign elektronisch signiert werden. Die zuständige Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter startet den Unterschriftenprozess für Vertragsdokumente mit der Funktion Elektronisch unterschreiben.

Weitere Informationen zur digitalen Signatur finden Sie in unserem Datenblatt: forcontract_elektronische_signatur_datenblatt.pdf

Was sind elektronische Signaturen?

Elektronische Signaturen sind digitale Äquivalente zu handschriftlichen Unterschriften auf Papierdokumenten. Sie ermöglichen es Benutzern, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, ohne physisch anwesend zu sein. Diese Signaturen werden häufig verwendet, um Verträge, Vereinbarungen, Genehmigungen und andere rechtlich bindende Dokumente elektronisch zu unterzeichnen.

Wie funktionieren sie?

Die Funktionsweise von elektronischen Signaturen kann je nach Plattform und Anbieter variieren, aber im Allgemeinen basieren sie auf kryptografischen Protokollen, die die Authentizität des Unterzeichners und die Unveränderlichkeit des Dokuments gewährleisten. Dies geschieht oft durch die Verwendung von digitalen Zertifikaten und Verschlüsselungstechnologien.

Warum sind sie wichtig?

Elektronische Signaturen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

Effizienz: Dokumente können in Minuten statt Tagen unterzeichnet werden, was die Geschäftsabwicklung beschleunigt.
Kosteneinsparungen: Der Bedarf an Papier, Druckern, Tinte und Lagerung entfällt, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei.
Rechtliche Gültigkeit: In vielen Ländern haben elektronische Signaturen die gleiche rechtliche Gültigkeit wie handschriftliche Unterschriften, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen.
Sicherheit: Durch Verschlüsselung und Authentifizierungstechnologien bieten elektronische Signaturen oft ein höheres Maß an Sicherheit als traditionelle Unterschriften.

Anwendungen von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen finden in einer Vielzahl von Branchen und Anwendungsfällen Anwendung:

Unternehmensverträge: Verträge zwischen Unternehmen und Partnern können schnell und sicher elektronisch unterzeichnet werden.
Finanzdokumente: Banken und Finanzinstitute nutzen elektronische Signaturen für Kreditanträge, Hypotheken und andere Finanzdokumente.
Behördliche Genehmigungen: Regierungsbehörden verwenden elektronische Signaturen für Genehmigungen, Lizenzen und andere Dokumente.
Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen werden elektronische Signaturen für Patientenakten, Arztbriefe und andere medizinische Dokumente eingesetzt.

Die Zukunft der Unterschrift

Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem Aufkommen neuer Technologien wie Blockchain und künstliche Intelligenz wird die Zukunft der elektronischen Signaturen noch spannender. Diese Innovationen könnten die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit elektronischer Signaturen weiter verbessern und neue Anwendungsfälle ermöglichen.

Insgesamt bieten elektronische Signaturen eine moderne, effiziente und sichere Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen und Geschäfte abzuwickeln. Indem sie die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändern, sind sie ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation.

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